Quy định của Nhà nước lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trư cơ quan là một nội dung nghiệp vụ cực kỳ quan trọng công tác văn thư tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Chính vì vậy, nội dung nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu trữ cơ quan được Nhà nước hướng dẫn thống nhất tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định 111/NĐ-CP Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 08/4/ 2004 của chính phủ. Chính phủ đã giao cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, cơ quan chuyên môn có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư, Lưu trữ trên toàn quốc.

Hiện nay Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện theo đúng quy định của chính phủ tại Điều 22- Mục 3 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ thể là văn bản sau khi giải quyết xong phải lập thành hồ sơ và giữ lại ở đơn vị có liên quan một năm để nghiên cứu, sử dụng khi cần thiết, sau đó nộp vào lưu trữ cơ quan.

Trước khi giao nộp lưu tài liệu, hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan thường được thực hiện thống nhất và đồng loạt trong cả cơ quan vào dịp cuối năm hoặc đầu năm công tác. Trước khi tiến hành, cơ quan đã ban hành kế hoạch giao nộp quy định cụ thể trách nhiệm của tổ chức, các đơn vị trong cơ quan. Căn cứ vào kế hoạch, các cá nhân tiến hành thống kê đầy đủ các hồ sơ, đã lập đầy đủ các hồ sơ phải giao nộp lưu và rà soát, kiểm tra lại các hồ sơ đã lập hoàn chỉnh trước khi giao nộp.

Giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan cá nhân phải trực tiếp giao nộp cơ sở nhận phải đối chiếu theo danh mục của cơ quan đã ban hành đầu năm đó.

Thủ tục giao nhận vào ngày cơ quan tiến hành thu thập hồ sơ vao kho lưu trữ , các đơn vị phòng, ban trong cơ quan lập đầy đủ, chi tiết mục lục hồ sơ nộp lưu của đơn vị mình. Căn cứ mục lục hồ sơ nộp lưu của các đơn vị với các hồ sơ thực tế mà cá nhân giao nộp. Trong quá trình so sánh, đối chiếu cán bộ lưu trữ phải kiểm tra xem xét từng hồ sơ. Trường hợp phát hiện chưa đạt yêu cầu chưa thực hiện đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ như biên mục bên trong, bên ngoài, đặc điểm hồ sơ, chưa sắp xếp văn bản trong hồ sơ, … đặc biệt là còn thiếu các văn bản quan trọng của hồ sơ phải yêu cầu các cá nhân thu thập, hoàn chỉnh đầy đủ. Khi giao nhận hồ sơ, cá người giao và người nhận đều phải ký vào bản mục lục hồ sơ,ghi đầy đủ họ tên, ngày tháng năm giao nhận.

Bảng mục lục hồ sơ nộp lưu (Xem mẫu 05 mục lục hồ sơ nộp lưu) được lập thành 03 bản đơn vị giao 01 bản, bộ phân lưu trữ 01 ban, Phòng hành chính giữ 01 bản (theo thong tư số 121/2005/TT- BNV ngày 05/01/2005). Khi giao nhận tài liệu, hồ sơ vào kho lưu trữ phải có biên bản giao nhận cụ thể theo mẫu hướng dẫn của cục văn thư và lưu trữ nhà nước tại văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 (xem mẫu số 6 Biên bản giao nhận tài liệu).