Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên mặt thể thức, nội dung của văn bản. Về mặt thể thức: Khi lựa chọn để bảo quản cần giữ lại những tài liệu có đầy đủ thể thức do nhà nước quy định. Đó là những yếu tố cơ bản đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý trong thực tế gồm các yếu tố như: chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu đỏ của cơ quan, tác giả văn bản, địa danh và ngày tháng ban hành văn bản, tên loại bản chính, bản sao hợp pháp có công chứng và trích lục nội dung.v.v… Trong văn bản có cả bản chính và bản (sao y bản chính, sao lục) thì giữ lại bản chính có đầy đủ thể thức, hình thức rõ ràng và tình trạng vật lý tốt. Nếu thiếu bản chính chỉ còn bản sao (sao y bản chính, sao lục) thì giữ sao y bản chính đó lại coi nó có giá trị ngang bằng bản chính. Những tài liệu trùng lặp ở dạng sao chụp có cả dấu (tài liệu pô tô copy) thì không có giá trị pháp lý.

Về nguyên tắc những tài liệu không có hiệu lực pháp lý thì không cần đưa vào bảo quản ở các lưu trữ. Tuy nhiên trong trong trường hợp thời gian, lịch sử khác nhau. Nếu giữa bản chính và bản sao có sự sai lệch thì phải tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó. Cần xem xét một cách toàn diện khi xác định giá trị tài liệu. Đó là những văn bản thiếu thể thức, không đầy đủ thể thức, thủ tục pháp lý nhưng vẫn được giữ bảo quản.

Về nội dung văn bản: Tài liệu có giá trị pháp lý là tài liệu có nội dung không sai với quy định của nhà nước. Đối với những văn bản có hiệu lực pháp lý đươc quy định ngay trong nội dung của văn bản như: Hợp đồng, Hiệp định, Nghị định thư, Bản ghi nhớ v.v…Thì thời hạn bảo quản phải dài hơn hiệu lực pháp lý của văn bản. Sau thời gian đó phải xác định giả trị của văn bản theo các tiêu chuẩn khác.

Thí dụ: tài liệu giao đất nông nghiệp có thời hạn 20 năm thì thời hạn bảo quản phải dài hơn 20 năm. Như tài liệu chi khám chữa bệnh BHYT có thời han là 15 năm thì thời gian bảo quản phải là trên 15 năm mà tùy theo thực tế từng chi trả có thể bảo quản dài hạn. Như hồ sơ chi trợ cấp tuất hàng tháng có thời hạn nhưng được xác định là hồ sơ bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn, hoạc là hồ sơ trợ cấp BHXH một lần khi chi trả cho đối tượng xong được bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn.

Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của hồ sơ: Trong quá trình xác định tài liệu nếu gặp phông tài liệu bị thất lạc, mất mát, khối lương không hoàn chỉnh những tài liệu còn lại có giá trị thấp, giá trị thứ yếu cần giữ lại bảo quản trong phông. Trong trường hợp này những tài liệu còn lại phải được nâng cấp thời hạn bảo quản ở mức hơn so với tài liệu cùng loại, tức là nâng giá trị lên mức cao hơn so với giá trị đích thực của nó.

Thí dụ: Trong phông lưu trữ của cơ quan không hoàn chỉnh, nhiều tài liệu bị hư hỏng có nguy cơ bị hủy hoại thì dẫn đến không có Báo cáo năm thì Báo cáo quý, Báo cáo 6 tháng được giữ lại bảo quản và được nâng thời hạn bảo quản từ “lâu dài” thành “vĩnh viễn”.

Đối với nước ta trong tình trạng thực tiễn tài liệu bị mất mát, thất lạc nhiều và phổ biến do chiến tranh kéo dài, do điều kiện khí hậu khắc nghiệt, thiếu trách nhiệm trong bảo quản tài liệu lưu trữ, do thiếu phương tiện bảo quản. Vì vậy, sử dụng tiêu chuẩn này có ý nghĩa quan trọng, trong việc giữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.