Ngày 25/8/2011 Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 884/QĐ-BHXH Quy định tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế có quy định như sau:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 2 “Tất cả hồ sơ liên quan đến thủ tục về BHXH của các tổ chức cá nhân đều phải nộp và nhận kết quả tại bộ phận một cửa của BHXH huyện hoặc bộ phận một cửa thuộc phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh (gọi chung là Bộ phận một cửa) theo phân cấp quản lý. Các hồ sơ không tiếp nhận tại bộ phận một cửa không được xem xét giải quyết”.

Với Quy định trên, hiện nay hệ thống BHXH Gia Lai đã có 12/17 BHXH huyện, thị xã, thành phố thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” còn 5 BHXH huyện chưa triển khai thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa”.

Việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” là chủ trương của Đảng, Nhà nước và của Ngành do đó việc tổ chức triển khai thực hiện tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” tại BHXH các huyện, thị xã, thành phố cần phải được thực hiện đồng bộ theo đúng Quy định của BHXH Việt Nam.

Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ thông qua bộ phận một cửa một mặt tách bạch giữa bộ phận tiếp nhận hồ sơ với bộ phận nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính nhằm để minh bạch trong việc phục vụ đối tượng tham gia và thụ hưởng chế độ BHXH, BHYT.

Theo Quy định trên thì trách nhiệm của bộ phận một cửa là tiếp nhận đầy đủ về số lượng và đúng thủ tục hồ sơ theo quy định, cung cấp cho tổ chức và cá nhân đến giao dịch đầy đủ các loại biểu mẫu theo quy định đồng thời lập biên bản nhận hồ sơ ghi đầy đủ số lượng từng loại giấy tờ có trong hồ sơ và hẹn thời gian trả hồ sơ theo quy định, hồ sơ tiếp nhận được giao trực tiếp cho bộ phận nghiệp vụ; trách nhiệm của bộ phận nghiệp vụ là giải quyết thủ tục hành chính và giao trả kết quả giải quyết cho bộ phận một cửa đúng thời gian để trả cho tổ chức và cá nhân theo thời gian đã hẹn.

Để thực hiện tốt công tác tiếp nhận và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo đúng sự chỉ đạo của Giám đốc BHXH tỉnh, BHXH các huyện, thị xã, thành phố cần phải sử dụng phần mềm một cửa để lập biên bản tiếp nhận hồ sơ và theo dõi kết quả giao trả hồ sơ đã giải quyết của bộ phận nghiệp vụ, nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn cho đối tượng thụ hưởng và người tham gia BHXH, BHYT.