Người lao động làm việc thuộc khu vực Nhà nước quản lý nghỉ chờ việc từ tháng 11 năm 1987 đến trước ngày 01/01/1995 do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức không sắp xếp, bố trí được việc làm được cấp sổ BHXH làm cơ sơ để giải quyết chế độ BHXH. Từ năm 1995 đến nay, chính sách này được thực hiện như sau:
Lần cấp sổ thứ nhất triển khai trong 2 năm 2004, 2005 theo quy định tại Thông tư số 26/2003/TT-BLĐTBXH ngày 09/12/2003 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2003/NĐ-CP ngày 09/01/2003 của Chính phủ; công văn số 380/BHXH-BT ngày 19/2/2004 của BHXH Việt Nam hướng dẫn cấp sổ BHXH đối với người lao động nghỉ chờ việc trước ngày 01/01/1995. Đối tượng áp dụng quy định trên bao gồm: Người lao động được tuyển dụng vào làm việc theo chế độ hợp đồng lao động không xác định thời hạn trong doanh nghiệp Nhà nước; người lao động được tuyển dụng vào làm việc theo chế độ biên chế Nhà nước hoặc hợp đồng lao động không xác định thời hạn trong các cơ quan hành chính, sự nghiệp; các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội do ngân sách Nhà nước trả lương.
Trong 2 năm 2004, 2005 cơ quan BHXH đã tổ chức thẩm định hồ sơ cho người lao động nghỉ chờ việc do các cơ quan, đơn vị cung cấp đúng quy định và thực hiện cấp sổ BHXH cho những trường hợp đủ điều kiện đúng quy trình thủ tục (Sổ được đóng dấu có dòng số “011995”). Tuy nhiên, đến hết năm 2005 tính thực thi của văn bản trên không còn hiệu lực.
Khi Luật BHXH được ban hành và có hiệu lực từ ngày 01/01/2007, ngày 23/9/2008, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội đã ban hành Thông tư số 19/2008/TT-BLĐTBXH sửa đổi, bổ sung Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH về hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 152/2006/NĐ-CP ngày 22/12/2006 của Chính phủ hướng dẫn một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc vấn đề cấp sổ cho người lao động nghỉ chờ việc được Nhà nước cho tiếp tục triển khai. Theo quy định TT 19/2008/TT-BLĐTBXH:
Người lao động làm việc thuộc khu vực nhà nước, nghỉ chờ việc từ ngày 01/11/1987 đến trước ngày 01/01/1995 do doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức không bố trí sắp xếp, bố trí được việc làm, chưa nhận trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp BHXH một lần, tính đến 31/12/1994 vẫn còn có tên trong danh sách lao động của đơn vị và có quyết định nghỉ chờ việc (không bao gồm người bị kỹ luật buộc thôi việc hoặc tự ý bỏ việc, bị phạt tù giam trước 01/01/1995, ra nước ngoài hoặc ở lại nước ngoài không hợp pháp) nếu chưa được cấp sổ BHXH thì được tổ chức BHXH cấp sổ BHXH.
* Hồ sơ đề cấp sổ BHXH của mỗi người gồm:
- Tờ khai cấp sổ BHXH.
- Lý lịch gốc và lý lịch bổ sung (nếu có) của người lao động, quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động, các giấy tờ có liên quan khác như: quyết định nâng bậc lương, quyết định điều động hoặc quyết định chuyển công tác, quyết định phục viên xuất ngũ, chuyển ngành, giấy thôi trả lương.
- Danh sách của đơn vị có tên người lao động đến ngày 31/12/1994 hoặc các giấy tờ xác định người lao động có tên trong danh sách của đơn vị đến ngày 31/12/1994.
- Quyết định nghỉ chờ việc. Trường hợp không có quyết định nghỉ chờ việc thì phải có giấy xác nhận bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị tại thời điểm lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH, trong đó đảm bảo người lao động có tên trong danh sách của đơn vị tại thời điểm có quyết định nghỉ chờ việc và chưa hưởng các khoản trợ cấp một lần.
Trường hợp đơn vị đã giải thể, thì do cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.
* Quy định về lập hồ sơ cấp sổ BHXH:
- Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ theo quy định trên; cung cấp lý lịch gốc và lý lịch bổ sung, các giấy tờ liên quan; đồng thời hướng dẫn người lao có đủ điều kiện kê khai tờ khai cấp sổ BHXH; có trách nhiệm ký vào tờ khai cấp sổ BHXH và chị trách nhiệm trước pháp luật về nội dung tờ khai đó; có công văn gửi cơ quan BHXH đề nghị cấp sổ BHXH cho người lao động. Đối với đơn vị chia tách hợp nhất thì thủ trưởng đơn vị mới có trách nhiệm giải quyết; đối với đơn vị giải thể, bán, cho thuê thì thủ trưởng đơn vị cấp trên trực tiếp có trách nhiệm giải quyết.
- Người lao động có trách nhiệm trực tiếp khai trong tờ khai cấp sổ BHXH. Nội dung ghi trong tờ khai phải đúng với hồ sơ, lý lịch gốc do cơ quan, đơn vị quản lý; đồng thời ký vào tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung kê khai.
* Quy định về thẩm định hồ sơ và cấp sổ BHXH:
Cơ quan BHXH có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ đúng theo quy định trên để tiếp nhận; tổ chức thẩm định thời gian công tác của người lao động.
Việc tính thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 để hưởng BHXH được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 13/NV ngày 04/9/1972 của Bộ Nội vụ hướng dẫn và quy định cụ thể về việc tính thời gian công tác của công nhân, viên chức Nhà nước và các văn bản quy định trước đây về tính thời gian công tác trước ngày 01/01/1995 để hưởng BHXH của cán bộ, công chức, viên chức, công nhân, quân nhân và công an nhân dân.
Việc cấp sổ BHXH được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13/5/2009 của BHXH Việt Nam quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH.
Thông tư số 19/2008/TT-BLĐTBXH quy định cấp sổ BHXH để làm cơ sở giải quyết các chế độ BHXH chỉ đối với những người lao động nghỉ chờ việc do cơ quan đơn vị không bố trí sắp xếp được việc làm. Đối với những người lao động nghỉ việc trước thời điểm ngày 01/01/1995 do chờ giải quyết chế độ, do ốm đau dài ngày, do bị tù, đi công tác ở nước ngoài về...các đối tượng này đã được giải quyết theo quy định tại công văn số 843/LĐ-TBXH ngày 25/3/1996 về việc hướng dẫn thực hiện một số chế độ BHXH, đến nay đã hết hiệu lực thi hành; nên các đối tượng này không thuộc phạm vi điều chỉnh của Thông tư số 19/2008/TT-BLĐTBXH.