Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia và có vai trò hết sức to lớn trong công cuộc bảo vệ và xây dựng Tổ quốc. Do đó, việc lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả là một trong những nhiệm vụ được các cấp, các ngành quan tâm.

Trong những năm qua, với mục tiêu quản lý tập trung, thống nhất và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ của ngành Bảo hiểm xã hội nhằm phục vụ các lợi ích chung, công tác lưu trữ của Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai đã được Ban giám đốc quan tâm và đạt được nhiều kết quả. Công tác lưu trữ hồ sơ từng bước đi vào nề nếp và tài liệu đã được khai thác sử dụng mang lại hiệu quả kinh tế, xã hội, đặc biệt đã phục vụ tốt công tác quản lý nhà nước, là cơ sở pháp lý để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan các cấp đối với lĩnh vực ngành quản lý. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số nhiệm vụ về công tác lưu trữ cần được các phòng, đơn vị quan tâm và thực hiện theo quy định:

1. Bảo hiểm xã hội tỉnh có 09 phòng quản lý theo phân cấp. Trong quá trình hoạt động có rất nhiều tài liệu phát sinh như tài liệu giấy, tài liệu sổ, tài liệu thẻ, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh. Do vậy, công tác lập hồ sơ cho các loại tài liệu này để đưa vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ cần được các phòng, đơn vị nghiêm túc thực hiện. Bởi tài liệu lưu trữ nếu không được xử lý, bảo quản theo đúng quy trình quy định sẽ xảy ra tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng gây khó khăn cho công tác thu thập tài liệu và lãng phí cho công tác chỉnh lý tài liệu về sau.

2. Một trong những đặc trưng quan trọng của tài liệu lưu trữ là phản ánh chân thực quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Do đó, những nội dung công việc như: lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc, thu thập tài liệu và giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ là nhiệm vụ phải được thực hiện tốt và đúng quy định.

Để đạt được mục đích xây dựng công tác lưu trữ cơ quan và phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý của ngành tại địa phương, từng bước thực hiện mục tiêu chung của Nhà nước đã đặt ra, thiết nghĩ mỗi công chức, viên chức trước hết là lãnh đạo các đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ phải tổ chức và thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc để khi tài liệu được giao nộp về kho lưu trữ sẽ là những bộ hồ sơ hoàn chỉnh tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ hiện hành tại cơ quan.