Hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động cơ quan đoàn thể và các xí nghiệp ở một địa phương, vừa phản ánh tính chung, kinh nghiệm đấu tranh, khả năng sáng tạo của quần chúng trong chiến đấu và lao động xây dựng đất nước, vai trò tổ chức và lãnh đạo của Đảng. Những hồ sơ tài liệu này không những chỉ cần riêng cho cơ quan; địa phương đó trong khi hiện hành mà còn rất cần thiết cho những cơ quan kế tục; đồng thời cũng có tác dụng rất lớn để nghiên cứu tổng kết kinh nghiệm, khai thác sử dụng vào các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, kỹ thuật,… trước mắt cũng như lâu dài của nhiều cơ quan. Đó là những tài sản chung vô cùng quý giá của Đảng, nhân dân, của Nhà nước.

Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ việc gì thì kịp thời thu đủ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình giải quyết công việc ấy, sắp xếp giấy tờ trong hồ sơ là một việc quan trọng, phải tỉ mỉ và khoa học, theo trình tự từ trước tới sau như công văn, đề xuất, có thể là chỉ thị cấp trên, có khi là đơn yêu cầu đề nghị của cá nhân tiếp đến giấy tờ trao đổi giải quyết công việc, rồi đến giấy tờ có liên quan, biên bản sự việc, biên bản kết luận, kết thúc vấn đề.

Đối với hồ sơ hội nghị thì cũng sắp xếp theo quá trình diễn biến hội nghị.

Đối văn bản chị đạo của cấp trên về việc gì thì sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc, theo tên gọi (chỉ thị, quyết định, công văn….). Nếu hồ sơ có phim ảnh đi kèm thì phải cho phim ảnh vào phong bì bảo quản và đưa vào hồ sơ, nếu hồ sơ có băng ghi âm, mi cờ rô- phim phải ghi chú vào hồ sơ khi nộp hồ sơ cũng phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Ví dụ: Như hồ sơ thu BHXH, quá trình tham gia BHXH, BHYT phải được sắp xếp theo từng thời gian, từng đơn vị, theo từng tập có bìa, mục lục, tờ kết thúc hồ sơ ghi rõ ràng dễ đọc những nội dung ghi phải chính xác.

Làm tốt việc tập trung quản lý hồ sơ tài liệu vào lưu trữ nhưng phải chú ý đảm bảo phục vụ thuận lợi và kịp thời cho việc khai thác,tra cứu hồ sơ của cơ quan và nhu cầu chính đáng của tổ chức, nhân dân.

Về nhận thức tư tưởng phải làm cho tất cả cán bộ nhân viên trong cơ quan, nhất là những người làm công tác công văn giấy tờ hay làm công việc liên quan đến công văn,hồ sơ, tài liệu thấy rõ ý nghĩa, sự cần thiết của việc lập hồ sơ, thu, nộp và tập trung quản lý hồ sơ tài liệu vào lưu tữ, nhận rõ trách nhiệm của mình trước Đảng,trước nhân dân và thế hệ mai sau. Thu, nộp và tập trung quản lý hồ sơ tài liệu nhằm bảo vệ toàn vẹn hồ sơ tài liệu của cơ quan,của địa phương mình, đó là để bảo vệ tốt tài sản chung của Nhà nước xã hội chủ nghĩa.