Những nhiệm vụ của phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ được Quy định tại Quyết định số 74/QĐ-BHXH ngày 19/ 3/2009 của Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ trong đó có nhiệm vụ chính là tiếp nhận và giao trả kết quả hồ sơ cho người tham gia và thụ hưởng chính sách BHXH, BHYT của Đảng và Nhà nước trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

Sau hai năm thực hiện việc tiếp nhận và giao trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” tại Văn phòng BHXH tỉnh đã đáp ứng được chủ trương của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực cải cách hành chính, trong đó cải cách thủ tục hành chính là trung tâm. Để thực hiện công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” BHXH Việt Nam đã ban hành Bộ thủ tục hành chính quy định các loại giấy tờ cần thiết cho một thủ tục hồ sơ, hiện nay đang cắt giảm, bổ sung, sửa đổi theo Nghị Quyết số 49/NQ-CP ngày 19/12/2010 của Chính phủ đồng thời ban hành chương trình phần mềm “một cửa” với 5 nhóm hồ sơ như sau:

- Hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTN;

- Hồ sơ sổ BHXH;

- Hồ sơ thẻ BHYT;

- Hồ sơ giải quyết chính sách BHYT;

- Hồ sơ giải quyết chế độ chính sách BHXH.

Các thủ tục hồ sơ tiếp nhận được quy định sẵn trong từng nhóm hồ sơ, các loại giấy tờ cho mỗi loại thủ tục hồ sơ và thời gian giao trả hồ sơ cũng được quy định sẳn, tất cả được cài đặt trên chương trình phần mềm “một cửa” ; Việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” một mặt công khai, minh bạch các thủ tục hồ sơ để người tham gia và thụ hưởng BHXH, BHYT biết thực hiện, mặt khác thúc đẩy các bộ phận nghiệp vụ giải quyết và giao trả đúng hạn.

Năm 2009- 2010 hồ sơ tiếp nhận tại Văn phòng BHXH tỉnh là 403.279 hồ sơ và đã trả được 401.667 hồ sơ, với việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ như trên đã phục vụ việc mở rộng người lao động tham gia BHXH, cấp thẻ BHYT kịp thời cho đối tượng và nhân dân tham gia BHYT, phục vụ cho người thụ hưởng chính sách BHXH, BHYT trên địa bàn tỉnh. Đó là khối lượng công việc của công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ tại bộ phận “một cửa”, nhưng thành quả mà cơ quan BHXH đạt được chính là thúc đẩy cán bộ viên chức tại Văn phòng BHXH tỉnh bãi bỏ tác phong hành chính, quan liêu thay bằng tác phong phục vụ, đồng thời có sự đổi mới tư duy phục vụ để đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ ngày càng lớn của cơ quan BHXH trên địa bàn tỉnh.

Năm 2011 công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế “một cửa” sẽ được mở rộng triển khai thực hiện đến các huyện, thị xã, thành phố để cán bộ, viên chức cả hệ thống BHXH Gia Lai phục vụ tốt, có hiệu quả và làm hài lòng người tham gia và thụ hưởng BHXH, BHYT theo đúng sự chỉ đạo của lãnh đạo BHXH tỉnh.