Thể thức văn bản (VB) là tập hợp các thành phần cấu thành VB. Bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại VB và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể đối với một số loại VB nhất định. VB nhà nước là phương tiện quan trọng, chủ yếu để chuyển tải quyền lực nhà nước vào cuộc sống. Do đó, cần phải được thể hiện bằng một hình thức pháp lý đặc biệt. Hình thức đặc biệt đó chính là thể thức của chúng, là một trong những yếu tố cấu thành nghi thức nhà nước cần phải được tôn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt trong việc xây dựng và ban hành VB.

Về ngôn ngữ và văn phong, văn bản hành chính được sử dụng để điều chỉnh các mối quan hệ trong hoạt động quản lí hay để truyền đạt thông tin, trao đổi, giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình nên đòi hỏi phải có tính chính xác, đại chúng, khách quan, khuôn mẫu và trang trọng, lịch sự. Tuy nhiên, nhiều văn bản ban hành sử dụng từ ngữ không phù hợp với đặc trưng văn phong hành chính (từ địa phương, từ lóng, từ hoa mỹ, thừa từ, lặp từ…), câu chữ rườm rà, tối nghĩa, không đủ thành phần ngữ pháp, diễn đạt câu thiếu mạch lạc, rõ ràng, không đảm bảo tính nhất quán, logic v.v… Từ đó, làm cho người đọc khó hiểu hoặc hiểu theo nhiều cách khác nhau và làm giảm đi tính trang trọng, nghiêm túc cũng như hiệu quả tác động của văn bản hành chính trong hoạt động giao tiếp, điều hành, quản lý.

Thực hiện quy định tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2010 của Chính phủ về công tác văn thư, Bộ Nội vụ đã soạn thảo thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và được Bộ trưởng ký ban hành vào ngày 19/01/2011 (Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính).

Thông tư số 01/TT-BNV (TT 01)Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; gồm có 4 chương, 19 điều. Theo đó, phạm vi và đối tượng áp dụng của Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư 01 bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001; đồng thời nêu rõ quy định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày

Nội dung Thông tư cũng đề cập cụ thể thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, gồm Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận và các thành phần khác. Đồng thời quy định thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao.. Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trái với Thông tư này bị bãi bỏ.

So với Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ( gọi tắt là Thông tư 55), Thông tư hướng dẫn lần này đã có những điểm mới như sau:

- Về cách thức trình bày trong thông tư: nếu như Thông tư 55 hướng dẫn phần thể thức và kỹ thuật trình bày thành hai phần riêng biệt thì Thông tư mới đã ghép chung hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày theo từng thành phần cấu thành văn bản. Nhờ đó, tạo nên sự rõ ràng và nhất quán trong cách thức hướng dẫn và sự thuận tiện trong việc nghiên cứu, thực hiện.

- Về thể thức và kỹ thuật trình bày từng thành phần cấu thành văn bản, Thông tư 01 đã có nhiều quy định cụ thể, rõ ràng hơn mà Thông tư 55 chưa đề cập tới (nhất là về mặt kỹ thuật trình bày). Cụ thể như sau:

+ Về Quốc hiệu: quy định rõ hơn về cỡ chữ trình bày dòng thứ nhất và dòng thứ hai trong Quốc hiệu, theo quy định dòng thứ hai lúc nào cũng phải lớn hơn dòng thứ nhất một cỡ chữ. Cách trình bày đường kẻ ngang phía dưới quốc hiệu không được dùng lệnh Underline mà phải dùng lệnh Draw.

+ Về tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

+ Về ký hiệu của văn bản: trong Thông tư lần này quy định rõ việc ghi ký hiệu công văn do UNBD cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003) được giải quyết trong công văn. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

+ Về trích yếu nội dung công văn: được đặt cạnh giữa dưới số và ký hiệu văn bản,cách dòng 6pt với số ký và ký hiệu văn bản.

+ Về nội dung văn bản: lần đầu tiên trong một văn bản quy phạm pháp luật chính thức, Bộ Nội vụ đã ban hành Quy định viết hoa trong văn bản hành chính (Phụ lục VI kèm theo Thông tư 01/2011/TT-BNV). Trước đây việc viết hoa trong văn bản hành chính chỉ được quy định tạm thời tại Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.

Ngoài ra, trong Phụ lục I của Thông tư mới, đã có bổ sung thêm quy định về chữ viết tắt của một số loại văn bản hành chính mới được quy định tại khoản 2, Điều 1, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2010 của Chính phủ về công tác văn thư như: Quy định (viết tắt là QyĐ), bản ghi nhớ (viết tắt là GN), bản cam kết (viết tắt là CK), bản thỏa thuận (viết tắt là TTh)…

Tại Phụ lục V, Thông tư mới có sự “mẫu hóa” bổ sung nhiều văn bản hành chính so với Thông tư 55 như các mẫu: Nghị quyết (cá biệt); Nghị quyết (cá biệt) của Thường trực HĐND, Nghị quyết của Hội đồng quản trị; Quyết định cá biệt quy định trực tiếp; Quyết định cá biệt quy định gián tiếp (Quyết định ban hành văn bản kèm theo), Công điện, Biên bản, Thư công… Có thể thấy, việc mẫu hóa này sẽ góp phần tạo thuận lợi cho các cơ quan đơn vị “chuẩn hóa” công tác soạn thảo văn bản hành chính.

Qua những điểm mới cải tiến, có thể nói, việc ra đời của Thông tư 01/2011/TT-BNV đánh dấu sự nỗ lực của Bộ Nội vụ trong việc từng bước đưa công tác soạn thảo văn bản hành chính đi vào nề nếp, khoa học. Những quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản được quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trái với Thông tư này bị bãi bỏ. Theo quy định, Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sẽ có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày 19/01/2011.

Để thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành phù hợp với Thông tư mới, BHXH Việt Nam đã có Quyết định số 162/QĐ-BHXH (22/02/2011) v/v sửa đổi, bổ sung một số điều của QĐ số 1099/QĐ-BHXH (30/7/2010) của Tổng Giám đốc ban hành quy định về trình tự, thủ tục, thẩm quyền ban hành VB, quản lý VB và con dấu trong hệ thống BHXH Việt Nam.