Chiều ngày 23 tháng 2 năm 2011, ông Thới Văn Đạo – Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh đã có buổi làm việc với tập thể cán bộ, viên chức Phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ.

Tại buổi làm việc ông Nguyễn Công Trường – Trưởng Phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ đã báo cáo tình hình triển khai thực hiện công tác tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ tại bộ phận “một cửa”; công tác tiếp nhận và sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại kho Lưu trữ; giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh và sao lục, khai thác phục vụ tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành trong năm 2010, và kế hoạch công tác năm 2011. Báo cáo nêu lên những mặt đã làm được, những tồn tại, những mặt hạn chế, rút ra những nguyên nhân cơ bản đồng thời đề xuất kiến nghị với Giám đốc BHXH tỉnh chỉ đạo các phòng chuyên môn phối hợp tạo điều kiện thuận lợi đề thực hiện tốt các thủ tục hồ sơ taị bộ phận “một cửa”, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ BHXH tỉnh.

Phát biểu tại buổi làm việc ông Thới Văn Đạo-Giám đốc BHXH tỉnh đã định hướng những việc cần phải làm trong năm 2011 như sau: với nhiệm vụ là một phòng đầu vào tiếp nhận- giải quyết thủ tục hành chính để tiến đến thực hiện đầy đủ bộ thủ tục hành chính đơn giản hoá của BHXH Việt Nam theo Nghị Quyết số 49/NQ-CP của Chính phủ; Phải thường xuyên phối hợp với các phòng chuyên môn rà soát lại các thủ tục, loại ra những thủ tục rườm rà, còn vướng trong quá trình thực hiện, thường xuyên bàn bạc xử lý, điều chỉnh với mục tiêu các thủ tục phải đơn giản hoá để người lao động và người sử dụng lao động nhẹ nhàng trong giải quyết công việc; Cán bộ viên chức phải đổi mới tư duy phục vụ, đổi mới cách nghĩ, cách làm trong việc giao trả hồ sơ, không nhất thiết phải trả hồ sơ theo đúng ngày hẹn trả mà phải giải quyết nhanh bằng cách khi hồ sơ đã được lãnh đạo ký giải quyết rồi có thể thông tin qua điện thoại để đối tượng đến nhận càng sớm càng tốt. Tại bộ phận “một cửa” nghiên cứu quy trình công khai các thủ tục theo hướng văn minh, hiện đại; các bàn tiếp nhận hồ sơ cần tổ chức theo hướng văn minh, lịch sự hơn.

Giám đốc BHXH tỉnh cũng đã chỉ đạo triển khai cơ chế “một cửa” tại BHXH các huyện, thị xã, thành phố như: hướng dẫn việc tổ chức quy trình “một cửa” cho BHXH các huyện có điều kiện đăng ký tổ chức thực hiện tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế “một cửa”, hướng dẫn việc sử dụng phần mềm “một cửa” cho cán bộ, viên chức cấp huyện để thực hiện tốt việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ trên địa bàn huyện.Giám đốc cũng chỉ ra mối quan hệ giữa phòng Tiếp nhận- QLHS với các phòng chuyên môn nghiệp vụ và BHXH các huyện, thị xã, thành phố là một cơ thể thống nhất nên phải có trách nhiệm, nơi nào ách tắc thì cả cơ quan BHXH tỉnh đều mang tiếng phục vụ không tốt.

Về công tác lưu trữ Giám đốc ghi nhận việc tổ chức sắp xếp hồ sơ ngăn nắp hơn đồng thời nhắc nhở việc chỉnh lý hồ sơ hàng năm của cán bộ lưu trữ; trang bị phòng đọc sách, báo, tài liệu, khai thác hồ sơ tại chỗ để thuận lợi cho việc nghiên cứu; hướng dẫn cho các phòng chuyên môn và BHXH các huyện lập hồ sơ, sắp xếp hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng quy định.