Thực hiện Quyết định số 3636/QĐ-BHXH ngày 16/6/2008; Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13/5/2009 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành quy định cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội (BHXH). Theo đó, kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2009 việc cấp sổ BHXH cho người lao động tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) được thực hiện theo mẫu sổ mới quy định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.

Mẫu sổ BHXH mới gồm 04 trang bìa và các trang sổ tờ rời. Bìa sổ BHXH được cấp lần đầu khi người sử dụng lao động và người lao động đăng ký tham gia BHXH, BHTN với cơ quan BHXH. Trang sổ tờ rời được cấp sau mỗi năm người tham gia BHXH, BHTN đóng BHXH, BHTN; khi người tham gia BHXH, BHTN ngừng đóng để bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN; khi người tham gia BHXH, BHTN chuyển đơn vị công tác và để giải quyết chế độ BHXH, BHTN. Sổ BHXH mới được cấp và ghi sổ trên chương trình SMS, thay cho việc cấp sổ và ghi sổ theo phương pháp thủ công trước đây.

Trong hai năm (2009, 2010) Bảo hiểm xã hội – Gia Lai đã thực hiện cấp sổ BHXH cho 15.700 người lao động tham gia BHXH, BHTN tăng mới chưa có sổ BHXH (năm 2009: 8.282 sổ, năm 2010: 7.418 sổ), cấp được 42.529 tờ rời sổ BHXH (trong đó tờ rời chốt sổ: 9.827, tờ rời hàng năm: 32.702). Đồng thời đã thực hiện phân cấp cho 9/17 đơn vị trực tiếp in và ký cấp sổ BHXH cho người lao động tham gia BHXH, BHTN do đơn vị trực tiếp quản lý thu. Nhìn chung trong 2 năm qua công tác cấp sổ BHXH đảm bảo đúng quy trình, quy định về thủ tục hồ sơ, kịp thời, hạn chế được việc cho số sổ tạm để quản lý như trước đây. Sự phối hợp giữa BHXH các huyện, thị xã, thành phố và phòng Thu với phòng Cấp sổ, thẻ BHXH tỉnh ngày càng nhịp nhàng hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động và người sử dụng lao động trong công tác cấp và chốt sổ BHXH.

Tuy vậy, đã hai năm thực hiện cấp sổ BHXH theo mẫu mới trên chương trình phần mềm SMS, nhưng một số đơn vị chưa tuân thủ việc cấp số sổ BHXH và theo dõi quản lý phôi sổ trên chương trình phần mềm SMS. Trường hợp sử dụng số sổ tạm vẫn còn tồn tại ở một số đơn vị. Việc hoàn chỉnh dữ liệu để thực hiện in tờ rời hàng năm chậm và còn nhiều sai sót dẫn đến phải đề nghị in lại nhiều. Việc phân cấp in, cấp sổ BHXH cho BHXH các huyện, thị xã, thành phố còn chậm so với yêu cầu của BHXH Việt Nam. Nguyên nhân chủ yếu là do một số đơn vị chưa bố trí được cán bộ chuyên quản về cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, một số đơn vị đã bố trí cán bộ chuyên quản, nhưng sự phối hợp giữa chuyên quản cấp sổ, thẻ với chuyên quản thu chưa chặt chẽ. Việc cập nhật hồ sơ cá nhân của người lao động tham gia BHXH, BHTN đề nghị cấp sổ BHXH chậm, sai hoặc thiếu thông tin cá nhân … nên dữ liệu cấp sổ BHXH chuyển về BHXH tỉnh không đảm bảo để in tờ bìa, tờ rời sổ BHXH.

Hy vọng năm 2011, là năm thứ 3 thực hiện cấp sổ BHXH theo mẫu sổ mới, được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo BHXH tỉnh, sự phối hợp của các phòng chức năng có liên quan và BHXH các huyện, thị xã, thành phố chú trọng hơn, từ khâu tiếp nhận hồ sơ, cập nhật thông tin cá nhân và chuyển dữ liệu kịp thời, chính xác, đúng quy trình, quy định, chắc chắn công tác cấp sổ BHXH cho người lao động tham gia BHXH, BHTN sẽ được thực hiện ngày càng tốt hơn.