Thực hiện công văn số 232/SNV-VTLT ngày 12/02/2010 của Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai về việc thực hiện kế hoạch giao nộp tài liệu năm 2010 theo Quyết định số 906/QĐ-UBND ngày 29/06/2009 của UBND tỉnh Gia Lai; Lãnh đạo BHXH Gia Lai đã giao nhiệm vụ cho phòng Tiếp nhận- Quản lý hồ sơ thực hiện việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Theo quy định tại Quyết định số 06/QĐ-BHXH ngày 12/01/2010 của Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai ban hành quy định về công tác lưu trữ; các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh phải tiến hành lập hồ sơ lưu trữ hiện hành từ năm 2009 trở về trước để nộp vào Lưu trữ BHXH tỉnh; nhưng đến nay chỉ có 01 phòng Tổ chức Hành chính thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu hành chính từ năm 1995 đến năm 2006 vào Lưu trữ BHXH tỉnh với 04 danh mục hồ sơ như sau: Tập Quyết định, Tập Báo cáo công tác, Tập công văn đi, Tập Tờ trình; các danh mục hồ sơ còn lại vẫn còn lưu tại phòng Tổ chức Hành chính chưa giao nộp vào Lưu trữ cơ quan BHXH tỉnh.

Với tài liệu hành chính do phòng Tổ chức Hành chính giao, phòng Tiếp nhận- Quản lý hồ sơ đã chỉnh lý hồ sơ, tài liệu trên và hoàn thành kế hoạch giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh được 05 hồ sơ như sau:

- Tập báo cáo của BHXH Gia Lai về tình hình thực hiện công tác BHXH từ năm 1995 đến năm 2003;

- Tập báo cáo của BHXH Gia Lai về công tác kiểm tra từ năm 1997 đến năm 1998;

- Tập tài liệu của BHXH tỉnh Gia Lai về việc hướng dẫn cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH từ năm 1998 đến năm 1999;

- Tập tài liệu của BHXH Gia Lai về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn – chương trình cải cách thủ tục hành chính giai đoạn 2003- 2005 - quy định ban hành văn bản, quy chế làm việc từ năm 1996 đến năm 1999;

- Tập tài liệu của BHXH Gia Lai về việc hướng dẫn công tác đăng ký lao động- tiền lương thu nộp BHXH từ năm 1998 đến năm 2003.

Tài liệu hành chính chỉ đạo công tác thu BHXH, BHYT, BHTN; chỉ đạo công tác Giám định BHYT; chỉ đạo công tác thực hiện chế độ BHXH; chỉ đạo công tác cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; chỉ đạo công tác Kế hoạch Tài chính; chỉ đạo thực hiện công tác kiểm tra v.v… chưa lập thành hồ sơ và còn lưu tại các phòng nghiệp vụ.

Để thực hiện tốt công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ hiện hành của cơ quan, việc lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan cần phải thực hiện đúng quy định của ngành và của Giám đốc BHXH tỉnh quy định về công tác lưu trữ.