Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai đã quán triệt nhiệm vụ công tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ đến từng cán bộ của đơn vị, đặc biệt nâng cao nhận thức, kỹ năng nghiệp vụ lập hồ sơ công việc giúp cho lãnh đạo xử lý kịp thời những công việc. Thường xuyên cập nhật các thông tin về công tác lập hồ sơ trên các trang thông tin của Chính phủ, của Cục Văn thư và Lưu trữ cơ quan và của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Sắp xếp cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lưu trữ.

Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ, đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ do Bảo hiểm xã hội Việt Nam và tỉnh Gia Lai tổ chức.

Cụ thể hóa các văn bản quản lý về công tác lập hồ sơ hiện hành cho phù hợp thực tế của đơn vị, trọng tâm là:

- Ban hành mới hướng dẫn Quy chế công tác lập hồ sơ hiện hành.

- Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lập hồ sơ hiện hành.

Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai tổ chức việc tự kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ nhằm thấy được phần việc làm được và phần tồn tại để rút kinh nghiệm triển khai các công việc tiếp theo.

Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lập hồ sơ công việc đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, trong đó tập trung một số công việc sau:

- Thu thập hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2008 trở về trước vào bộ phận lưu trữ của đơn vị.

- Tiếp tục thực hiện việc chỉnh lý tài liệu để năm 2010 cơ bản giải quyết xong tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ.

- Để thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

- Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

- Trang bị phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy, máy hút ẩm, máy hút bụi.

- Thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tài liệu lưu trữ theo quy định

- Tổ chức phục vụ việc khai thác tài liệu cho các công chức, viên chức và đối tượng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người đến khai thác, nghiên cứu tài liệu.

- Đối với việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào trung tâm Lưu trữ Việt Nam, tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ theo đúng nội dung và thời hạn quy định.