Trong quá trình làm việc cán bộ, viên chức đã lưu trữ hồ sơ, tài liệu để hoàn thành nhiệm vụ, nhưng để phục vụ cho việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ lâu dài cần phải nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

Hồ sơ, tài liệu trong năm là căn cứ để cán bộ, viên chức tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ, muốn hoàn thành được nhiệm vụ của mình từng cán bộ viên chức phải lưu giữ hồ sơ, tài liệu theo cách suy nghĩ riêng, thiếu sự kiểm tra đánh giá của lãnh đạo đơn vị trong công tác phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hàng năm. Chính vì vậy hồ sơ, tài liệu qua nhiều năm khi bàn giao từ cán bộ này sang cán bộ khác không cụ thể rõ ràng, khi cần tài liệu các năm về trước để khai thác thiếu hoặc không có, không biết trách nhiệm thuộc về ai. Cán bộ viên chức thường xuyên thay đổi công việc, do đó trở ngại nhiều đến công tác quản lý, phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ, hồ sơ tài liệu chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và tìm hiểu, nghiên cứu số liệu lịch sử.

Để tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, công tác thu thập, phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hàng năm phải được thực hiện thống nhất theo chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị. Sau khi kết thúc năm từng cán bộ viên chức phải hoàn chỉnh việc lập hồ sơ tài liệu lưu trữ, phải nghiêm chỉnh giao nộp hồ sơ, tài liệu các năm trước vào lưu trữ theo đúng quy định.