Trong hai ngày 16 và 17 tháng 8 năm 2010, Đoàn kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ của Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã tiến hành làm việc tại Văn phòng Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai và Bảo hiểm xã hội huyện Ia Grai. Trên cơ sở kết luận của Đoàn kiểm tra, ngày 26 tháng 8 năm 2010 BHXH tỉnh có công văn số 646/BHXH-CST chỉ đạo BHXH các huyện, thị xã, thành phố, và các phòng chức năng có liên quan thuộc BHXH tỉnh triển khai một số công việc nhằm khắc phục những tồn tại trong công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội.

Theo đó, BHXH các huyện, thị xã, thành phố và phòng Thu BHXH tỉnh phải rà soát và báo cáo về BHXH tỉnh số lao động đang sử dụng số sổ tạm; số sổ BHXH chưa được thẩm định thời gian công tác trước tháng 01/1995; số sổ BHXH sai thông tin về nhân thân, chức danh nghề chưa được điều chỉnh và công tác Scan, nhập dữ liệu sổ BHXH. Trên cơ sở đó BHXH các huyện, thị xã, thành phố và phòng thu BHXH tỉnh phối hợp với đơn vị sử dụng lao đông, hướng dẫn cho người lao đông làm tờ khai để cấp sổ BHXH và thực hiện hiệu chỉnh toàn bộ số sổ tạm trong quý III/2010. Hướng dẫn cho người lao động có thời gian công tác trước tháng 01/1995 chưa được thẩm định, cung cấp hồ sơ có liên quan để thẩm định hoàn chỉnh trong năm 2010. Thực hiện dứt điểm việc chốt sổ BHXH trên mẫu sổ cũ tại thời điểm tháng 12/2008. Tiếp tục thực hiện công tác Scane sổ BHXH và cập nhập dữ liệu vào chương trình phần mềm SMS đúng theo tiến độ quy định của BHXH Việt Nam.

Tuy vậy những nội dung công việc trên có tính lôgíc, ví dụ như muốn Scan, cập nhập dữ liệu sổ BHXH thì phải hoàn chỉnh việc chốt sổ BHXH đến thời điểm 31/12/2008, để chốt sổ BHXH thì phải thẩm định thời gian công tác trước tháng 1/1995 hoặc muốn hiệu chỉnh số sổ tạm thì phải thực hiện cấp sổ BHXH cho người lao động ... vì vậy phải triển khai một cách đồng bộ các bước công việc. Đồng thời phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa cơ quan BHXH với đơn vị sử dụng lao động và người lao động.

Thực hiện tốt các nội dung trên đây nhằm khắc phục những tồn tại trong công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH thời gian qua, đồng thời sớm hoàn chỉnh kho dữ liệu “sạch” về quá trình tham gia BHXH của người lao động trên chương trình SMS, phục vụ cho việc khai thác sử dụng trong nghiệp vụ của ngành một cách khoa học và đồng bộ.