Kho lưu trữ cơ quan Bảo hiểm xã hội Gia Lai được bố trí khang trang, rộng rãi, trang bị đầy đủ giá để tài liệu đáp ứng được nhu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ lâu dài của các đối tượng tham gia và hưởng các chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp trên địa bàn tỉnh Gia Lai.

Công tác quản lý tài liệu lưu trữ chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH trên địa bàn tỉnh Gia Lai được BHXH Gia Lai quan tâm thực hiện ngay từ ngày thành lập; sau khi nhận bàn giao hồ sơ chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH từ sở Lao động Thương binh và Xã hội, BHXH Gia Lai tổ chức sắp xếp lại hồ sơ lưu trữ để phục vụ khai thác và điều chỉnh chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH cho đối tượng kịp thời, đúng quy định khi nhà nước thay đổi chính sách chi trả cho đối tượng hưởng BHXH.

Đến nay hồ sơ hưởng chế độ BHXH đang lưu trữ tại kho lưu trữ BHXH tỉnh trên 20.000 hồ sơ, đã được sắp xếp theo địa bàn từng huyện, thị xã, thành phố; dữ liệu tra tìm được quản lý bằng phần mềm Quản lý hồ sơ hưởng BHXH; hồ sơ được phân loại theo chế độ hưởng và lưu trữ trong hộp đựng hồ sơ, thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác các thông tin, tài liệu lưu trữ trong hồ sơ hưởng BHXH.

Để nâng cao trách nhiệm trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH, ngày 25/12/2009 Tổng Giám đốc BHXH VIệt Nam có Quyết định số 1525/QĐ-BHXH về việc ban hành quy định về quản lý, lưu trữ, khai thác hồ sơ hưởng BHXH, đã xác định rõ việc quản lý, lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH và quy trình tiếp nhận hồ sơ hưởng BHXH, với quy định trên hàng tháng chậm nhất là ngày 10 tháng sau, các phòng chức năng thuộc BHXH tỉnh phải hoàn tất hồ sơ hưởng BHXH của tháng trước, cụ thể là phòng Chế độ BHXH chuyển hồ sơ đã giải quyết chế độ BHXH trong tháng trước qua phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ, phòng tiếp nhận và Quản lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra, phân loại và đưa vào lưu trữ 01 bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng và một lần đồng thời chuyển 01 bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng về Trung tâm lưu trữ BHXH Việt Nam; phòng CNTT chuyển cơ sở dũ liệu về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam để quản lý thống nhất trong cả nước.

Để tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, ngày 12/01/2010 Giám đốc BHXH Gia Lai có quyết định số 06/QĐ-BHXH ban hành quy định về công tác lưu trữ, các đơn vị thuộc hệ thống BHXH Gia Lai đã từng bước sắp xếp, hoàn thiện hồ sơ lưu trữ trước năm 2009 đồng thời xác định danh mục hồ sơ lưu trữ, mở hồ sơ lưu trữ năm 2010 và sắp xếp hồ sơ trong quá trình làm việc, giải quyết công việc theo đúng quy định của hồ sơ lưu trữ. Với cách làm như trên, kho lưu trữ của hệ thống BHXH Gia Lai sẽ được hoàn thiện công tác quản lý, lưu trữ đầy đủ hồ sơ thuộc danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ theo đúng quy định của BHXH VIệt Nam; đáp ứng được nhu cầu phục vụ trước mắt và lâu dài của sự nghiệp BHXH cho mọi người lao động và sự nghiệp BHYT cho nhân dân trên địa bàn tỉnh Gia Lai.