Qua thẩm định số liệu quyết toán quý I/2010, trong lĩnh vực cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH, nổi lên việc quản lý hồ sơ cá nhân tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ở một số BHXH huyện vẫn tồn tại việc sử dụng số sổ BHXH tạm (gọi tắt là số sổ tạm). Số sổ tạm là số sổ BHXH không phải do BHXH tỉnh cấp hàng năm theo quy định của BHXH Việt Nam mà do chương trình tự phát sinh hoặc chuyên quản thu tự cho để tạm thời quản lý đối với các trường hợp người lao động đăng ký tham gia BHXH, BHTN nhưng chưa được cấp sổ BHXH.

Thực hiện quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, tháng 12/2007 BHXH - Gia Lai triển khai áp dụng phần mềm SMS vào nghiệp vụ quản lý thu. Theo đó phòng Thu BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã, thành phố tiến hành nhập hồ sơ cá nhân người lao động tham gia BHXH, BHTN vào chương trình SMS. Trong quá trình nhập hồ sơ cá nhân, những trường hợp chưa có số sổ BHXH thì chương trình tự phát sinh, hoặc chuyên quản thu tự cho số sổ tạm để quản lý. Có hai trường hợp thường sử dụng số sổ tạm, một là: người lao động chưa được cấp sổ BHXH, hai là người lao động đã được cấp sổ BHXH chuyển từ nơi khác đến, khi báo tăng đơn vị sử dụng lao động không ghi số sổ BHXH của người lao động. Việc sử dụng số sổ tạm có tính chất tạm thời, sau khi người lao động được cấp sổ BHXH, hoặc đơn vị báo số sổ của người lao động thì chuyên quản thu phải hiệu chỉnh lại số sổ trên chương trình SMS. Đặc biệt từ năm 2009 BHXH tỉnh thực hiện duyệt phân đoạn số sổ cho BHXH các huyện, thị xã, thành phố để chủ động cấp số sổ BHXH cho người lao động tham gia BHXH, BHTN tăng mới được kịp thời, chấm dứt tình trạng cho số sổ tạm. Tuy vậy, đến nay vẫn tồn tại số sổ tạm trong công tác quản lý hồ sơ cá nhân tham gia BHXH, BHTN ở một số BHXH huyện, thậm chí có huyện trong quý I/2010 vẫn tiến hành cho số sổ tạm.

Theo quy định của BHXH Việt Nam, từ năm 2009 công tác chốt sổ BHXH và xác nhận thời gian công tác có tham gia BHXH, BHTN hàng năm được thực hiện trên tờ rời sổ BHXH. Việc chốt sổ và in tờ rời sổ BHXH được thực hiện trên phần mềm quản lý sổ, ghi từ chương trình quản lý thu sang sổ BHXH. Như vậy những trường hợp sử dụng số sổ tạm sẽ không thực hiện được việc chốt sổ và in tờ rời sổ BHXH hàng năm vì chưa có số sổ BHXH. Để thực hiện tốt công tác chốt sổ và in tờ rời số BHXH thì việc quan trọng trước mắt, đó là, BHXH các huyện, thị xã, thành phố và phòng Thu BHXH tỉnh phải dứt điểm việc hiệu chỉnh toàn bộ số sổ tạm đang quản lý và chấm dứt việc cho số sổ tạm.

Chốt sổ và in tờ rời sổ BHXH là việc làm thường xuyên của cơ quan BHXH, nó liên quan đến việc xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN cho người lao động. Thực hiện tốt việc chốt sổ và in tờ rời sổ BHXH sẽ tạo được lòng tin và sự đồng thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động với cơ quan BHXH trong việc tham gia BHXH, BHTN và thụ hưởng các chế độ BHXH, BHTN.