Lập hồ sơ, tài liệu lưu trữ và giao nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh là công việc mới mẽ, lần đầu tiên cơ quan BHXH tỉnh thực hiện nhiệm vụ giao nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh. Theo hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ BHXH Việt Nam, thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu hành chính theo công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 của Cục Lưu trữ nhà nước (nay là Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước). Qua tìm hiểu phân loại hồ sơ, tài liệu hành chính của cơ quan BHXH tỉnh gồm: Tập kế hoạch công tác của cơ quan, tập Báo cáo công tác, tập Quyết định do cơ quan ban hành, tập công văn hướng dẫn thực hiện công tác BHXH,BHYT,BHTN; các loại sổ sách trong công tác hành chính văn phòng; hồ sơ Hội nghị do cơ quan triệu tập; hồ sơ về cải cách hành chính trong cơ quan. Thời gian tài liệu từ ngày thành lập đến năm 2008, mỗi loại hồ sơ, tài liệu phải lập mục lục hồ sơ, đóng thành tập, ghi số hồ sơ, số tâp. Lập tờ kết thúc cho mỗi tập hồ sơ.

Để hoàn tất việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Phòng Tổ chức hành chính cơ quan BHXH tỉnh cần phân loại danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, sắp xếp các loại hồ sơ theo từng năm, đóng tập hồ sơ, lập mục lục hồ sơ, viết tờ kết thúc trước khi chuyển giao cho Phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ.

Phòng Tiềp nhận và Quản lý hồ sơ lập bảng Thống kê mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu trình Giám đốc BHXH tỉnh quyết định. Sau khi hoàn chỉnh các thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu nộp lưu được Trung tâm lưu trữ tỉnh phê duyệt, phòng Tiếp nhận và Quản lý hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, trình Giám đốc BHXH tỉnh phê duyệt lần cuối đồng thời đóng gói hồ sơ, tài liệu và vận chuyển đến nơi giao nộp.