Trên cơ sở quy định của Pháp luật về BHXH bắt buộc, BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định quy định về hồ sơ và quy trình giải quyết hưởng các chế độ BHXH đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc (Quyết định 815/QĐ-BHXH ngày 06/6/2007), trong đó có quy định hồ sơ hưởng chế độ ốm đau quy định tại Điều 112 Luật BHXH. Theo đó, hồ sơ hưởng chế độ ốm đau đối với người lao động quy định tại khoản 1 Điều 23 Luật BHXH bao gồm:
- Sổ BHXH;
- Giấy ra viện đối với người lao động điều trị nội trú hoặc chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH đối với người điều trị ngoại trú do cơ sở y tế điều trị cấp (mẫu số C 65-HD);

Mẫu Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Mẫu số C65-HD):



Đối với người lao động làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, làm việc thường xuyên ở nơi có phụ cấp khu vực hệ số từ 0,7 trở lên thì có thêm giấy xác nhận của người sử dụng lao động về điều kiện làm việc của người lao động.

Ngoài các giấy tờ trên, hồ sơ hưởng chế độ ốm đau còn có Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm đau do người sử dụng lao động lập hàng quý hoặc hàng tháng (mẫu số 66a-HD); Danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau do cơ quan BHXH duyệt (mẫu số 66b-HD).

Sau khi cơ quan BHXH thực hiện quản lý thu bằng phần mềm SMS, hồ sơ đề nghị quyết toán chế độ ốm đau không bao gồm sổ BHXH (vì đã được kiểm tra và đối chiếu thời gian công tác đã đóng BHXH trên chương trình SMS).

Khi có phát sinh ốm đau, người sử dụng lao động có trách nhiệm giải quyết chế độ ốm đau cho người lao động theo quy định tại Điều 117 Luật BHXH và hằng quý nộp hồ sơ của những người lao động đã được giải quyết chế độ ốm đau cho cơ quan BHXH để được quyết toán số tiền ốm đau đã giải quyết. Hồ sơ đề nghị quyết toán bao gồm: Giấy ra viện hoặc giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (mẫu C65-HD); Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm đau (Mẫu số C66a-HD); giấy chứng nhận điều kiện làm việc (nếu có). Quy định như vậy đã tạo thuận lợi cho việc thực hiện chế độ ốm đau của cả đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH và hơn ai hết là sự đảm bảo một cách nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ quyền lợi của người lao động tham gia BHXH khi không may họ bị ốm đau.

Từ năm 2007 đến nay (từ khi Luật BHXH về BHXH bắt buộc có hiệu lực thi hành), đa số các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn tỉnh Gia Lai đã thực hiện giải quyết chế độ ốm đau kịp thời, đầy đủ cho người lao động, hồ sơ đề nghị cơ quan BHXH quyết toán đảm bảo đúng quy định. Tuy nhiên, vẫn còn một số đơn vị sử dụng lao động và một số cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, nhất là các Công ty cổ phần Sông Đà đứng chân trên địa bàn tỉnh Gia Lai sử dụng Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH theo mẫu cũ (mẫu số C03-HD-mẫu này đã không được sử dụng từ năm 2007), gây khó khăn cho việc quyết toán số tiền ốm đau mà đơn vị sử dụng lao động đã giải quyết cho người lao động. Có những đơn vị sử dụng lao động có hàng trăm lượt người lao động bị ốm đau trong quý phải nghỉ việc, mặc dù đã được cơ quan BHXH nhắc nhở nhiều lần nhưng khi nộp hồ sơ đề nghị quyết toán chế độ ốm đau vẫn sử dụng giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH theo mẫu số C03-HD nên đã bị từ chối quyết toán, trong khi số tiền 2% đơn vị được giữ lại không đủ chi cho người lao động, phải đợi quyết toán xong cơ quan BHXH mới cấp bù kinh phí chi chế độ ốm đau. Những hồ sơ bị trả lại sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến quyền lợi của người lao động, nhiều trường hợp rơi vào tình cảnh hết sức khó khăn vì khi nghỉ ốm đơn vị không chi trả lương hoặc chỉ cho tạm ứng một phần lương, nên không đủ tiền để chữa bệnh và trang trải trong cuộc sống.

Để khắc phục tình trạng trên là rất đơn giản, đơn vị sử dụng lao động và các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khi cấp giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH chỉ cần thực hiện đúng mẫu số C65-HD theo quy định và nộp hồ sơ đề nghị quyết toán kịp thời, đầy đủ, đúng thời gian quy định cho cơ quan BHXH sẽ đảm bảo được quyền lợi của người lao động tham gia BHXH khi không may họ bị ốm đau phải nghỉ việc hưởng BHXH.