Theo quy định về công tác cấp, quản lý và sử dụng sổ BHXH, thì quý I năm sau, cơ quan BHXH có trách nhiệm in tờ rời sổ BHXH xác nhận quá trình tham gia BHXH, BHTN và các chế độ BHXH ngắn hạn đã được giải quyết cho người lao động tham gia BHXH, BHTN của năm trước (gọi là in tờ rời sổ BHXH hàng năm). Theo đó quý I/2010 phòng Cấp sổ, thẻ - BHXH tỉnh phải thực hiện in tờ rời sổ BHXH năm 2009 cho người tham gia BHXH, BHTN trên địa bàn tỉnh.

Công tác in tờ rời sổ BHXH hàng năm trên mẫu sổ BHXH mới được quy định tại Quyết định số 3339/QĐ-BHXH ngày 16/5/2008 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, là hình thức ghi sổ BHXH trên mẫu sổ cũ trước đây. Tuy nhiên việc ghi sổ BHXH trên mẫu sổ cũ trước đây chỉ được thực hiện khi người lao động tham gia BHXH, BHTN có sự thay đổi về mức đóng, chức danh, đơn vị công tác… và được thực hiện bằng phương pháp ghi thủ công, do đơn vị sử dụng lao động ghi và cơ quan BHXH nơi quản lý thu ký xác nhận. Còn việc in tờ rời sổ BHXH hàng năm thì được thực hiện đồng loạt, kể cả những người lao động không có sự thay đổi gì trong quá trình tham gia BHXH, BHTN của năm đó và do cơ quan BHXH thực hiện trên chương trình cài đặt sẵn để ghi từ phần mềm quản lý thu sang sổ BHXH, sau đó giao cho đơn vị sử dụng lao động để chuyển cho người lao động đối chiếu, ký xác nhận và trả lại cho đơn vị để lưu vào sổ BHXH đang quản lý tại đơn vị. Nếu là người tham gia BHXH tự nguyện thì giao trực tiếp cho người tham gia lưu giữ.

Vậy để triển khai thực hiện tốt công tác in tờ rời sổ BHXH năm 2009 thì yêu cầu trước hết là phải có dữ liệu “sạch”. Vì phòng Cấp sổ, thẻ - BHXH tỉnh thực hiện in tờ rời sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu quản lý thu do phòng Thu BHXH tỉnh và BHXH các huyện, thị xã, thành phố nhập. Dữ liệu “sạch” là dữ liệu mà hồ sơ cá nhân của người lao động tham gia BHXH, BHTN được nhập đầy đủ các thông tin theo quy định, cập nhật đầy đủ quá trình đóng BHXH, BHTN trong năm như: Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, nơi làm việc, mức tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp làm cơ sở đóng BHXH, BHTN, số tiền đã đóng BHXH, BHTN… các chế độ ốm đau, thai sản đã được hưởng trong năm theo quy định và đặc biệt là chấm dứt việc cho số sổ BHXH tạm đối với những trường hợp chưa được cấp sổ BHXH. Nếu sử dụng số sổ tạm, thiếu thông tin hoặc cập nhật thông tin về quá trình tham gia BHXH, BHTN không đầy đủ, chính xác thì không thể in tờ rời hoặc in tờ rời sai sẽ bị người tham gia BHXH, BHTN trả lại gây mất lòng tin giữa người lao động với cơ quan BHXH và tốn kém về thời gian, kinh phí in ấn.

In tờ rời sổ BHXH hàng năm là công việc thường xuyên, tuy vậy năm 2009 là năm đầu triển khai thực hiện, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những khó khăn vướng mắc nhất định. Tuy nhiên có sự chỉ đạo của lãnh đạo BHXH tỉnh, sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các phòng chức năng có liên quan và BHXH các huyện, thị xã, thành phố, tin chắc rằng công tác in tờ rời sổ BHXH năm 2009 sẽ được triển khai thực hiện đúng quy định.