Ngày 13/5/2009 Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã có Quyết định số: 555/QĐ- BHXH quy định công tác quản lý sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) như sau:

Mỗi người tham gia BHXH được cấp một sổ BHXH với một số sổ duy nhất để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH, Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và là căn cứ để giải quyết các chế độ BHXH, BHTN theo quy định của Pháp luật.

Khi người lao động nghỉ việc bảo lưu thời gian đóng BHXH, nghỉ hưu hoặc chuyển công tác đến các đơn vị khác trong tỉnh hoặc ngoài tỉnh thì cơ quan đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm đến cơ quan BHXH nơi trực tiếp quản lý thu BHXH, BHTN xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN để chốt sổ trước khi trả sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc hoặc chuyển công tác.

Cơ quan đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH khi người lao động đang làm việc và trả sổ BHXH cho người lao động khi người lao động nghỉ việc để bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN, nghỉ hưu, chuyển công tác.

 

Trường hợp người lao động tham gia BHXH, BHTN tăng mới nếu chưa có sổ BHXH thì đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ cấp sổ BHXH theo quy định tại điều 111 Luật Bảo hiểm xã hội. Nếu người tham gia BHXH, BHTN đã có sổ BHXH thì nộp sổ BHXH cho cơ quan đơn vị sử dụng lao động lưu giữ xuất trình với cơ quan BHXH nơi đăng ký nộp BHXH, BHTN.

Trường hợp sổ bảo hiểm xã hội bị mất, hỏng thuộc trách nhiệm của người tham gia BHXH, BHTN.

- Người tham gia BHXH, BHTN làm đơn cấp lại sổ BHXH nêu rõ lý do bị mất hoặc hỏng và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chưa hưởng chế độ một lần sau đó nộp đơn, sổ BHXH (nếu hỏng) cho cơ quan BHXH nơi đăng ký nộp BHXH, BHTN.

- Nếu người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN hoặc trong thời gian di chuyển đến tỉnh mới mà bị mất hoặc bị hỏng sổ thì việc cấp lại sổ BHXH được thực hiện tại BHXH tỉnh, nơi chốt sổ xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN.

Trường hợp sổ BHXH bị mất hoặc hỏng thuộc trách nhiệm của cơ quan đơn vị sử dụng lao động.

- Cơ quan đơn vị sử dụng lao động làm công văn đề nghị cấp lại sổ BHXH và cam kết chịu trách nhiệm trước Pháp luật việc người lao động chưa hưởng trợ cấp một lần.

- Tờ khai cấp sổ lần đầu, sổ BHXH bị hỏng.

Trường hợp người tham gia BHXH bỏ việc mà chưa nhận sổ BHXH thì cơ quan, Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo cho người lao động đến nhận sổ BHXH trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thông báo nếu người lao động không đến nhận sổ thì người sử dụng lao động nộp sổ cho cơ quan BHXH nơi quản lý trực tiếp lưu giữ.