Sau hơn 5 tháng chính thức đi vào hoạt động ổn định, đến nay Phòng tiếp nhận và quản lý hồ sơ đã tiếp nhận 168.538 hồ sơ, số hồ sơ đã giải quyết và trả kết quả là 133.239 hồ sơ. Kết quả đạt được là đơn vị đã xây dựng được “guồng máy” làm việc  theo cơ chế “1 cửa” nhịp nhàng, hiệu quả với quy trình và thời gian giải quyết các chế độ BHXH, BHYT nhanh, gọn và tinh giản. Đặc biệt, đã tạo ra được ấn tượng tốt đẹp đối với các đơn vị sử dụng lao động và người lao động khi đến giải quyết các chế độ BHXH, BHYT trong tình thân thiện, lịch sự cởi mở và bình đẳng.  

Xác định là đơn vị phục vụ các đối tượng tham gia BHXH, BHYT trên địa bàn, nên những năm gần đây BHXH tỉnh Gia Lai tập trung công tác cải cách các thủ tục hành chính (CCHC) để giảm phiền hà, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho đối tượng. Mục tiêu của công tác CCHC đặt ra rất nhiều, nhưng mục tiêu quan trọng và cần phải đạt được đó là phục vụ tốt hơn cho các đối tượng tham gia BHXH, BHYT. Tuy nhiên muốn làm tốt mục tiêu này, tùy theo từng giai đoạn, BHXH Gia Lai phải chọn một số nội dung trọng tâm để tổ chức thực hiện. Đồng thời cũng cần triển khai đồng bộ các yếu tố cần thiết như: cải cách cơ chế, tổ chức bộ máy, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ CB-VC.

 

Sau khi tổ chức cho Đoàn công tác của BHXH tỉnh đi học tập kinh nghiệm tại BHXH các tỉnh: Hà Tĩnh, Thừa thiên- Huế và Đà Nãng, BHXH Gia lai đã mạnh dạn thực hiện “Cơ chế 1 cửa” tại đơn vị. Bộ phận “ Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ”(trực thuộc phòng Tổ chức-Hành chính) là tiền thân của Phòng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ, được đưa vào hoạt động từ ngày 01/01/2008, trong điều kiện cơ sở vật chất còn chật chội, nơi làm việc là mái hiên của trụ sở làm việc cơ quan. Từ thực tiễn và kinh nghiệm địa phương, BHXH tỉnh đã tập trung rà soát các văn bản hướng dẫn của Ngành để rút ra được các vướng mắc, những khâu trung gian không cần thiết, loại bỏ dần các thủ tục rườm rà, bất hợp lý, nhanh chóng xây dựng quy trình và thời gian giải quyết các chế độ BHXH, BHYT theo cơ chế “1 cửa” tại BHXH tỉnh Gia Lai, theo hướng đơn giản và rút ngắn thời gian giải quyết nhất.Ngày 01/01/2009, phòng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ được thành lập và chính thức đi vào hoạt động ổn định.

Việc triển khai cơ chế “1 cửa” ở BHXH Gia Lai đã có một quá trình chuẩn bị, thực hiện  từ trước, nên khi có quyết định đưa vào thực hiện của BHXH Việt Nam, cả hệ thống đều đã sẵn sàng vận hành, không mất nhiều thời gian. Trong lĩnh vực CNTT, BHXH tỉnh đã tập trung đầu tư, xây dựng, trang bị khá đầy đủ máy vi tính cho CB-VC làm việc . Việc thường xuyên nâng cấp mạng nội bộ, kết nối Internet, xây dựng, cập nhật thông tin, văn bản hướng dẫn lên Website  đã mang lại nhiều thuận tiện trong việc trao đổi thông tin, thao tác nghiệp vụ giữa các phòng nghiệp vụ và BHXH các huyện, thị xã, thành phố. Đồng thời đơn vị sử dụng lao động và người lao động, người dân có nhu cầu tra cứu về các chế độ BHXH, BHYT cũng rất thuận tiện. Bên cạnh đó các phần mềm nghiệp vụ do BHXH Việt Nam cung cấp như: Phần mềm in thẻ BHYT, phần mềm thu BHXH SMS, tiếp nhận và quản lý hồ sơ, kế toán, thống kê chi phí KCB…đều được đưa vào sử dụng kịp thời và có hiệu quả. Công tác cấp, quản lý thẻ BHYT tự nguyện  đã được mạnh dạn phân cấp xuống các huyện, thị xã, thành phố như: Pleiku, thị xã An Khê, huyện Iagrai, Đăk Đoa, ChưPrông, Kbang… đã nhận được sự đồng tình cao trong nhân dân. BHXH tỉnh cũng thường xuyên bổ sung và công khai tất cả các thủ tục hồ sơ, quy trình làm việc và thời gian giải quyết từng loại công việc tại các phòng nghiệp vụ, bố trí những cán bộ trực tiếp thụ lý hồ sơ am hiểu chế độ, mềm dẻo và linh hoạt trong cách giải quyết chế độ chính sách BHXH, BHYT làm tốt công tác này.

Cùng với những kết quả trên, BHXH tỉnh đã quán triệt tới CBVC xác định  tinh thần: phải phục vụ tốt trước khi thu tiền đóng BHXH, BHTY của đối tượng, thống nhất về tư tưởng, tập trung xây dựng quy trình nghiệp vụ, quy chế phối hợp hoạt động giữa các phòng nghiệp vụ và BHXH các huyện, thị xã, thành phố để tránh chồng chéo. Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng, bố trí sắp xếp lại cán bộ phù hợp với chuyên môn đào tạo, phát huy năng lực khi đảm đương nhiệm vụ mới.

Công tác CCHC ở BHXH Gia Lai có thực sự đáp ứng được yêu cầu của nhân dân trên địa bàn hay không, cũng còn phụ thuộc vào yếu tố con người thực hiện. Đó là trình độ nghiệp vụ, tinh thần hết lòng phục vụ của người làm công tác BHXH, BHYT. Hai vấn đề này phải thực sự song hành với nhau. Do vậy, BHXH tỉnh thường xuyên giáo dục CBVC, người lao động hợp đồng trong hệ thống học tập theo tấm gương đạo đức của  Bác Hồ về tinh thần phục vụ nhân dân. Phải hiểu được khi đơn vị sử dụng lao động, người tham gia BHXH, BHYT đến giải quyết chế độ không phải để xin mà họ đến để nhận các quyền lợi mà họ đã đóng góp từ việc trích tiền lương, thu nhập từ trước. Trách nhiệm của những người làm công tác BHXH, BHYT là làm cho họ được thụ thưởng đầy đủ các quyền lợi theo đúng quy định.Ý thức được rằng  mỗi việc làm gây phiền nhiễu dù nhỏ của chúng ta, cũng sẽ gây ra tổn thất về thời gian, công sức, tiền bạc cho nhân dân và đơn vị thì mỗi CBVC khi thực hiện nhiệm vụ càng thấy rõ hơn trách nhiệm của người làm công tác BHXH, BHYT. Đặc biệt coi trọng việc cải tiến thủ tục hành chính theo hướng tăng tính phục vụ và hỗ trợ, giảm tối đa sự phiền hà và mất thời gian của của đơn vị và người lao động .

Kết quả rõ ràng nhất là từ khi thực hiện cơ chế “1 cửa”, thời gian giải quyết các hồ sơ được rút ngắn, quy định thời gian hẹn trả kết quả giảm xuống còn từ 05-20 ngày tùy theo từng loại hồ sơ ( theo quy định là 30 ngày), nhưng thực tế nhanh hơn. Trong những trường hợp cấp thiết (như đổi thẻ BHYT khi đối tượng đang cấp cứu tại bệnh viện)thì tập trung giải quyết nhanh chóng trong ngày. Các hồ sơ thủ tục từng loại việc đơn giản, gọn nhẹ, tạo được niềm tin, ấn tượng tốt đẹp cho đối tượng đến làm việc. Tinh thần trách nhiệm, tác phong làm việc chuyên nghiệp, khoa học của mỗi CBVC trong quá trình tác nghiệp được nâng cao. Sự phối hợp giữa các phòng nghiệp vụ và BHXH các huyện, thị xã, thành phố ngày càng chặt chẽ và nhịp nhàng hơn. Giúp cho người lãnh đạo thuận tiện trong việc điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị.

Với những  bước đi vững chắc trong công tác CCHC tại BHXH tỉnh Gia Lai: Cải cách từ những cái đơn giản đến phức tạp, vừa làm, vừa rút kinh nghiệm, kịp thời xử lý những vấn đề phát sinh. Chúng tôi tin rằng, trong thời gian đến, BHXH Gia Lai thật sự là chỗ dựa tin cậy cho đơn vị và người tham gia BHXH, BHYT, là địa chỉ mà người dân địa phương cảm thấy tin, yêu mỗi khi nhắc đến.