Để triển khai thực hiện hủy phôi sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế in hỏng hàng năm, theo quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc ban hành Quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT; ngày 14/01/2013, BHXH tỉnh đã ban hành công văn số 24/BHXH-CST về việc hướng dẫn BHXH các huyện, thị xã, thành phố và các phòng chuyên môn trực thuộc BHXH tỉnh có liên quan, nộp phôi sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng về BHXH tỉnh để thành lập Hội đồng hủy theo quy định.

Theo đó, BHXH tỉnh yêu cầu BHXH các huyện, thị xã, thành phố và phòng Cấp sổ, thẻ phải nộp phôi sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng sau 02 năm lưu trữ về phòng Tổ chức Hành chính trước ngày 31/01/2013 để thành lập Hội đồng hủy theo quy định.

Hội đồng hủy phôi sổ BHXH, thẻ BHYT chỉ được thành lập tại BHXH tỉnh (không tổ chức tại BHXH cấp huyện), thành phần gồm: Giám đốc BHXH tỉnh làm Chủ tịch, đại diện các phòng Tổ chức Hành chính, Cấp sổ, thẻ, Kế hoạch Tài chính và phòng Kiểm tra làm thành viên.

Định kỳ trước ngày 15/02 hằng năm, tổ chức hủy phôi sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng của toàn tỉnh sau 02 năm lưu trữ.

Như vậy, BHXH các huyện, thị xã, thành phố và các phòng chuyên môn trực thuộc BHXH tỉnh cần lưu ý một số điểm sau:

- Năm 2013 thực hiện hủy phôi sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng của năm 2010 trở về trước (phôi in hỏng của năm 2011 trở lại đây vẫn tiếp tục lưu trữ, chưa nộp về tỉnh để hủy).

- Chỉ hủy sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng, còn sổ BHXH thu hồi do đổi sổ, gộp sổ, thẻ BHYT thu hồi do đổi thẻ, giảm lao động nhưng thẻ còn giá trị sử dụng … không thực hiện hủy mà được cắt góc, lưu trữ cùng hồ sơ theo quy định.

- Phôi sổ BHXH, thẻ BHYT hỏng do lỗi của Nhà in không được hủy, phải lập biên bản chuyển về BHXH tỉnh để chuyển BHXH Việt Nam yêu cầu in bù.