Hầu hết hoạt động của cơ quan tổ chức đều được ghi lại trong các văn bản. Văn bản là bằng chứng chứng minh cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan đó. Nó luôn chứa đựng những thông tin quý báu ghi lại hoạt động, kết quả của hoạt động và đồng thời nó là thông tin nguyên liệu cho mỗi hoạt động mới. Vì lẽ đó, văn bản sinh ra không phải chỉ để dùng một lần mà chúng cần được tập hợp lại trong các hồ sơ nhằm bảo vệ an toàn và phục vụ cho việc khai thác sử dụng trong hiện tại và tương lai. Vấn đề này cũng được quy định tại điều 11 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia-2001 như sau:”Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản và sử dụng tài liệu văn thư phải lập thành hồ sơ và bảo vệ an toàn”. Tuy nhiên trong thực tế công tác này vẫn chưa thực hiện một cách triệt để. Tình trạng hồ sơ chưa được lập còn phổ biến hay có lập cũng chỉ để có (tức là chất lượng hồ sơ chưa đảm bảo). Tình trạng đó dẫn tới việc gây mất mát, thất lạc, khó tra tìm tài liệu, giảm hiệu suất công tác của cán bộ và toàn thể cơ quan nói chung và của cơ quan BHXH nói riêng.

Hồ sơ là gì: Khoản 7, 8 Điều 3 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư của Chính Phủ có định nghĩa như sau: ”Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hay một số) điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hay những địa điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hay của một cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp nhất định”.

Lập hồ sơ là gì: “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”.

Trong thực tiễn ta thấy hồ sơ được phân làm nhiều loại khác nhau như: hồ sơ công việc, loại hồ sơ (hồ sơ được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như tên loại, tác giả, thời gian, địa dư, cơ quan giao dịch). Ngoài ra trên thực tế còn phân hồ sơ thành hồ sơ hiện hành và hồ sơ lưu trữ (được lập ở văn thư hay được khôi phục trong lưu trữ từ những văn bản rời lẻ). Việc phân loại hồ sơ này để ta có thể so sánh các loại hồ sơ với nhau để có thể tìm ra phương pháp tối ưu nhất để giữ gìn, bảo vệ và nhằm mục đích cuối cùng là có thể tra tìm dễ dàng phục vụ cho khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả nhất.

Hồ sơ được lập như vậy sẽ đảm bảo cao nhất yêu cầu về chất lượng, hạn chế tối đa tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu. Tuy nhiên trong quá trình giải quyết cụng việc của mình, do thói quen, rất ít cán bộ lập hồ sơ công việc. Vì vậy khi vào trong lưu trữ các cán bộ lưu trữ lại phải làm một động tác đó là phân định khối văn bản để lập thành hồ sơ.

Công tác lập hồ sơ: Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành cơ quan là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, vì chính người giải quyết công việc mới hiểu rõ và phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành giải quyết và kết thúc công việc cụ thể.

Để công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ thực hiện được tốt, đúng quy định:

Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

Chánh văn phòng,Trưởng phòng Hành chính, những người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ Tham mưu cho Giám đốc trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các BHXH huyện và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan mình.

1. Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ:

- Cuối năm các phòng chức năng đôn đốc lập danh mục hồ sơ mới, đồng thời nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ. Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu những hồ sơ đã giải quyết xong và đã hết hạn lưu giữ ở phòng vào lưu trữ cơ quan;

- Trong quá trình phát hiện những việc đột xuất chưa có ai lập hồ sơ thì giao cho cán bộ thi hành đó lập kịp thời và đề nghị bổ sung vào bản danh mục hồ sơ. Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ khi cán bộ thay đổi công tác.

2. Hồ sơ lập xong được để lại phòng công tác 1 năm để theo dõi, nghiên cứu khi cần thiết, sau đó vào đầu năm sau các đơn vị tập trung những hồ sơ đã giải quyết xong, kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ, làm mục lục, kết thúc hồ sơ và tiến hành làm thủ tục nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Ví dụ: Hồ sơ năm 2010 lập xong, để lại phòng làm việc năm 2011 vào đầu năm 2012 các phòng nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.

3. Những hồ sơ mà cán bộ cần giữ lại một thời gian để nghiên cứu sử dụng phải làm thủ tục mượn lại.

4. Giám đốc cơ quan chịu trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan. Khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; Bộ phận kiểm tra tính pháp lí, giá trị của hồ sơ xem xét lựa chọn những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài.

5. Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở phòng chức năng, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu không cần lưu thêm thì làm thủ tục loại, hủy.

6. Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và kê “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu”.

Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu.

7. Cán bộ lưu trữ căn cứ vào nghiệp vụ lưu trữ kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu, xem lại thời hạn bảo quản, sắp xếp lên giá tủ, làm công cụ tra tìm phục vụ cho khai thác, sử dụng.

8. Hàng năm các đơn vị, cá nhân trong cơ quan trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, mỗi cá nhân lập hồ sơ về công việc đó, thống kê tất cả các hồ sơ của đơn vị mình hoặc những hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mình, giao nộp những hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan theo thời hạn quy định.

- Trong trường hợp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu đó gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan nhưng thời hạn giữ lại không quá hai năm.

- Mỗi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho cơ quan hay người kế nhiệm. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ, phục vụ nhu cầu tra cứu, sủ dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào cơ quan thì hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn.