Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 đã đánh dấu một bước phát triển mới về Luật pháp lưu trữ Việt Nam, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, tạo căn cứ pháp lý quan trọng để chỉ đạo thống nhất công tác lưu trữ trong cả nước nói chung và hệ thống BHXH Việt Nam nói riêng.

Ngày 11/11/2011 Quốc hội khoá XIII, kỳ họp thứ 2 đã thông qua Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/7/2012, thay thế cho Pháp lệnh Lưu trữ số 34/2001/PL-UBTVQH10.

Để triển khai thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, nay là Luật Lưu trữ và Quy định của Chính phủ về công tác lưu trữ, BHXH Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Viêt Nam, UBND tỉnh cũng đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Giám đốc BHXH Gia Lai đã ban hành Quyết định số 11/QĐ-BHXH ngày 20/11/2011 quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Gia Lai. Để triển khai thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Giám đốc BHXH tỉnh đã có Quyết định số 201/QĐ-BHXH ngày 13 tháng 7 năm 2011 ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan thuộc hệ thống BHXH Gia Lai.

Tính đến cuối năm 2011 các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh đã nộp vào kho lưu trữ cơ quan được 38.763 hồ sơ hưởng các chế độ BHXH, quy ra mét giá được 64,2 mét; hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ được 1.003 hồ sơ, quy ra mét giá là 98,79 mét. Thực hiện giao nộp tài liệu hành chính vào lưu trữ lịch sử tỉnh trong 02 năm 2010 và 2011 được 24 hồ sơ, quy ra mét giá được 0,15 mét.

BHXH Gia Lai đã bố trí 01 phòng làm việc có diện tích 45 m2, 01 kho Lưu trữ với diện tích 105,3 m2, trên tầng 4 của trụ sở làm việc, được trang bị giá và hộp đựng hồ sơ; máy điều hoà phòng kho, phòng làm việc, máy hút bụi, máy hút ẩm, máy tính, máy in và máy photocopy phục vụ thuận tiện cho công tác lưu trữ và khai thác.

Tại BHXH các huyện, thị xã, thành phố công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan còn nhiều hạn chế như: một số cơ quan BHXH huyện nhỏ hẹp chưa bố trí được kho Lưu trữ, tài liệu vẫn còn lưu giữ tại các bộ phận nghiệp vụ, chưa có biên chế kiêm nhiệm công tác lưu trữ; tài liệu hiện lưu theo cặp, bó, bao…, chưa lập thành hồ sơ.

Để thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Luật lưu trữ, hàng năm cùng với việc phân công công tác cho từng cán bộ, viên chức trong đơn vị, Lãnh đạo đơn vị lập Bản danh mục hồ sơ giao trách nhiệm cho từng cán bộ, viên chức trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, nếu chưa có kho lưu trữ cơ quan thì hồ sơ vẫn lập theo quy định và lưu tại Bộ phận nghiệp vụ.