Theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại Quyết định số 555/QĐ-BHXH ngày 13/5/2009, nay là Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011, thì sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) được xác nhận bảo lưu thời gian tham gia BHXH, BHTN, giải quyết chế độ trợ cấp một lần, hưu trí, tử tuất thì dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN và danh sách người hưởng chế độ BHXH được chuyển về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam. Trung tâm có trách nhiệm tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung để BHXH tỉnh, BHXH huyện tra cứu đối với người lao động tăng mới đã có quá trình đóng BHXH, BHTN, cấp lại sổ BHXH và giải quyết các chế độ BHXH.

Như vậy, thay cho việc phải gửi công văn đề nghị xác nhận của BHXH các địa phương và chờ kết quả đối chiếu để có cơ sở kiểm tra, giải quyết, mất rất nhiều thời gian, phiền phức và tốn kém kinh phí thì với nguồn dữ liệu này, BHXH các tỉnh, thành phố hoàn toàn chủ động tra cứu và giải quyết kịp thời các chế độ cho người lao động, đặc biệt là cấp lại sổ BHXH do mất.

Hiện nay trên toàn quốc nói chung và trên địa bàn Gia Lai nói riêng, tình trạng mất sổ BHXH, đề nghị cấp lại có chiều hướng gia tăng. Trong số đó, đã phát hiện nhiều trường hợp không mất, nhưng vẫn báo mất để được cấp lại sổ BHXH có cùng thời gian tham gia BHXH, BHTN. Ý đồ của những trường hợp nêu trên để làm gì? thì chưa rõ, nhưng chắc chắn là có mục đích để trục lợi quỹ BHXH. Công tác giải quyết chế độ trợ cấp BHXH một lần đã được phân cấp cho BHXH các huyện, thị xã, thành phố, số lượng hồ sơ giải quyết ngày càng nhiều, hồ sơ ngày càng phức tạp. Thời gian qua, nhiều địa phương đã phát hiện gian lận trong việc giải quyết chế độ BHXH để tục lợi quỹ BHXH. Vì vậy, khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết chế độ BHXH, hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất, BHXH các huyện, thị xã, thành phố và các phòng chuyên môn trực thuộc BHXH tỉnh có liên quan, phải tra cứu dữ liệu tại Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam theo địa chỉ: http://210.245.52.224:8080 (lưu ý: cần sử dụng trình duyệt Firefox từ phiên bản 3.0 trở lên để có giao diện chuẩn, thông tin khi nhập vào các ô tra cứu phải sử dụng bộ gõ tiếng việt theo tiêu chuẩn Unicode), để kịp thời phát hiện những trường hợp đã được giải quyết chế độ BHXH nhưng báo mất sổ đề nghị cấp lại và các trường hợp không mất sổ nhưng báo mất đã được cấp lại, có 2 sổ BHXH cùng một thời gian tham gia BHXH, BHTN để giải quyết chế độ BHXH.

Tuy nhiên, khó khăn lớn nhất hiện nay là cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ. Theo khảo sát, thống kê của Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam thì số lượng hồ sơ hưởng BHXH một lần từ năm 1995 đến nay vào khoảng 2,8 triệu người, nhưng hiện nay cơ sở dữ liệu chỉ mới cập nhật được trên 1,5 triệu người, chủ yếu các đối tượng hưởng BHXH một lần từ năm 2005 đến nay. Như vậy, các trường hợp sổ BHXH đã chốt bảo lưu từ năm 2005 trở về trước, nay đối tượng báo mất sổ đề nghị cấp lại rất khó khăn cho việc tra cứu thông tin.

Để hạn chế gian lận trong quá trình tham gia và hưởng các chế độ BHXH, BHTN, hiện nay, ngoài việc hàng tháng BHXH các địa phương báo cáo số lượng hồ sơ BHXH một lần được duyệt mới bằng đường truyền file về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam để tiếp tục cập nhật vào cơ sở dữ liệu theo quy định. Cần đẩy nhanh tiến độ cập nhật hồ sơ những đối tượng đã hưởng chế độ BHXH từ năm 2005 trở về trước để có cơ sở cho các địa phương tra cứu, sử dụng khi giải quyết các chế độ BHXH cho người tham gia, đặc biệt là các trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất.