Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan. Tài liệu phát sinh hàng ngày tại các đơn vị thuộc BHXH tỉnh rất nhiều chủng loại khác nhau, có thể quy thành 03 nhóm là: Hồ sơ hưởng BHXH; hồ sơ hành chính và hồ sơ nghiệp vụ. Việc chỉnh lý tài liệu trong các nhóm hồ sơ trên được thực hiện như sau:

Đối với hồ sơ hưởng BHXH: tài liệu được phân loại thành hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng, hồ sơ hưởng BHXH một lần và hồ sơ hưởng BH thất nghiệp; tất cả tài liệu trong các loại hồ sơ trên có giá trị bảo quản như nhau; việc sắp xếp thống kê tài liệu hưởng BHXH hàng tháng và một lần được thực hiện hàng tháng và nộp vào kho lưu trữ cơ quan vào ngày cuối cùng của mỗi tháng còn tài liệu hưởng BH thất nghiệp được sắp xếp thống kê theo từng năm và giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan chậm nhất là ngày 10 tháng 01 năm sau.

Đối với hồ sơ hành chính: là tất cả những tài liệu phát sinh cập nhật hàng ngày qua Văn thư cơ quan bao gồm văn bản đến và văn bản đi. Để chỉnh lý tài liệu hành chính đối với tài liệu đến cần phân thành 02 loại hồ sơ là: Văn bản về chủ trương, chính sách, quy định, hướng dẫn của Nhà nước, các Bộ, Ngành về công tác BHXH, BHYT và các hoạt động của cơ quan BHXH; Văn bản khác (các loại tài liệu còn lại). Để chỉnh lý tài liệu thuộc văn bản đi cần phân thành các loại hồ sơ như sau: hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý của cơ quan BHXH; hồ sơ về báo cáo; thông báo kết luận; Quyết định và công văn đi khác (các tài liệu còn lại). Việc sắp xếp tài liệu hành chính được thực hiện theo thứ tự thời gian, giá trị tài liệu trong cùng hồ sơ có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều. Loại tài liệu này sau khi kết thúc năm, hồ sơ cũng được lập và lưu giữ tại đơn vị 1 năm, sau đó mới nộp vào kho lưu trữ cơ quan.

Đối với hồ sơ nghiệp vụ: là tài liệu phát sinh tại các phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh hoặc bộ phận nghiệp vụ thuộc BHXH các huyện, thị xã, thành phố gồm: thu, chi, cấp sổ BHXH, cấp thẻ BHYT, xét duyệt chế độ BHXH ngắn hạn, kiểm tra, Giám định BHYT .v.v… việc sắp xếp tài liệu này do cán bộ, viên chức trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc thực hiện. Riêng hồ sơ quản lý thu, quản lý sổ BHXH, quản lý thẻ BHYT do cán bộ, viên chức bộ phận một cửa thực hiện (theo Quyết định số 1111/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam). Tài liệu thuộc hồ sơ nghiệp vụ được phân loại theo Bản danh mục hồ sơ cơ quan, ban hành theo Quyết định số 201/QĐ-BHXH ngày 13/7/2011 của Giám đốc BHXH tỉnh và được sắp xếp theo thứ tự thời gian; giá trị tài liệu trong cùng một hồ sơ nghiệp vụ tương đối đồng đều. Tài liệu nghiệp vụ được sắp xếp theo từng tháng và lập mục lục thống kê khi kết thúc công việc, cuối năm kết thúc việc lập hồ sơ nghiệp vụ báo cáo lãnh đạo đơn vị, lưu giữ tại đơn vị hoặc bộ phận 01 năm, sau đó nộp vào kho lưu trữ cơ quan theo quy định.