Để thực hiện tốt công tác lưu trữ theo đúng quy định của BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh Gia Lai đã ban hành Quyết định số 11/QĐ-BHXH ngày 20/1/2011 Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Gia Lai. Sau khi có quy định của Lãnh đạo BHXH tỉnh, công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và công tác sắp xếp, thống kê, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan của BHXH Gia Lai đã dần đi vào nề nếp và đạt được một số kết quả nhất định. Công tác quản lý hồ sơ lưu trữ hưởng BHXH từng bước đáp ứng được sự chỉ đạo quản lý của ngành và yêu cầu khai thác của tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh.

Cán bộ, viên chức làm công tác nghiệp vụ từ BHXH tỉnh đến BHXH các huyện, thị xã, thành phố đều thực hiện tốt công tác sắp xếp tài liệu trong quá trình theo dõi giải quyết; lập hồ sơ, tài liệu khi kết thúc công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Tuy nhiên tài liệu hành chính, nghiệp vụ các năm trước tại BHXH các huyện, thị xã, thành phố chưa chỉnh lý, chưa lập thành hồ sơ còn rất lớn; bên cạnh đó diện tích làm việc ở một số cơ quan BHXH huyện, thị xã, quá hẹp, không có nơi bố trí kho lưu trữ riêng, chưa bố trí được viên chức kiêm nhiệm công tác lưu trữ, làm hạn chế việc triển khai thực hiện công tác lưu trữ.

Tài liệu hành chính, nghiệp vụ từ năm 1995 đến năm 2009 ở BHXH các huyện, thị xã, thành phố được lưu trữ dưới hình thức cặp, bó, bao trong đó một số tài liệu đã hết thời hạn bảo quản theo quy định của BHXH Việt Nam; Để thực hiện quy trình thủ tục tiêu hũy hồ sơ hết thời hạn bảo quản, BHXH huyện cần có kế hoạch sắp xếp, lập thành hồ sơ, tài liệu theo quy định của lưu trữ trước khi cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Từ ngày 1/7/2012 Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành là cơ sở pháp lý đầy đủ để quản lý công tác lưu trữ, BHXH các huyện, thị xã, thành phố cần chủ động hơn trong việc xây dựng kế hoạch bố trí đủ diện tích cho kho lưu trữ, xây dựng chức danh làm việc của viên chức kho lưu trữ, trang thiết bị phục vụ kho lưu trữ đảm bảo tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các bộ phận nghiệp vụ và thực hiện lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định.

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ trong toàn hệ thống, cán bộ, viên chức cần phải thu thập đầy đủ tài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ đồng thời sắp xếp tài liệu từng phông lưu trữ theo thứ tự thời gian, tài liệu phải có tính pháp lý theo quy định. Khi kết thúc công việc tháng, quý, năm là hoàn thành việc lập hồ sơ, báo cáo kết quả hồ sơ với Lãnh đạo đơn vị.