Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ ở các giai đoạn chủ yếu sau:

- Xác định giá trị trong giai đoạn văn thư, giai đoạn văn thư là giai đoạn tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc khi công việc chưa kết thúc thì tài liệu đó đang có giá trị hiện hành để giải quyêt công việc. Xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn văn thư là được đặt ra từ khi lập danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản của những hồ sơ đó cần lựa chọn những tài liệu nào để vào hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ hiện hành, loại ra những tài liệu hồ sơ nào không cần nộp vào lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu cũng chỉ là tương đối vì thời hạn bảo quản của nó có thể thay đổi.

Tài liệu hình thành trong giai đoạn văn thư vừa là phương tiện vừa là công cụ hoạt động của cơ quan. Sau khi công việc kết thúc, tài liệu của mỗi sự việc đươc sắp xếp thứ tự theo quá trình diễn biến của công việc, các tài liệu trùng thừa, tham khảo thì loại bỏ ra, tài liệu nào thiếu thì phải bổ sung cho đủ, có bản kê tài liệu và bìa hồ sơ. Hết thời hạn 1 năm các hồ sơ có giá trị phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Như vậy, việc xác định giá trị tài liệu có giá trị ở giai đoạn văn thư ngay từ đầu và chính xác sẽ thuận lợi cho việc giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Đồng thời tạo điều kiện tốt cho các giai đoạn xác định giá trị tài liệu về sau.

- Lưu trữ cơ quan sau khi tiếp nhận tài liệu ở giai đoạn văn thư, các phòng chuyên môn khác. Lưu trữ có nhiệm vụ kiểm tra lại các giá trị các hồ sơ đã nhận từ giai đoạn văn thư. Lưu trữ có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quản theo đúng với giá trị của nó, phải đánh giá toàn bộ hồ sơ một cách tổng hợp. Công tác xác định giá trị tài liệu trong giai đoạn này có thể độc lập hoặc kết hợp với các nghiệp vụ khác của cơ quan: Thống kê, phân loại, đặc biệt trong việc chỉnh lý. Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ trong cơ quan có giá trị thực tiễn, phục vụ tra tìm thường xuyên của cán bộ công chức trong cơ quan.

Những tài liệu hết giá trị, trùng, lặp lại thông tin được loại ra và làm các thủ tục để tiêu hủy.

- Lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định) là hệ thống các kho, trung tâm lưu trữ Quốc gia, trung tâm lưu trữ tỉnh.v.v…có nhiệm vụ thu thập và quản lý tài liệu có giá trị lịch sử.

Nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử lựa chọn và kiểm tra các hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan. Tại đây các hồ sơ được xem xet giá trị lần cuối cùng để quyết định bảo quản cố định. Khi kiểm tra có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quan đã được đánh giá ở giai đoạn trước không chính xác hoặc loại bỏ những hồ sơ, tài liệu trùng thừa, hết giá trị làm các thủ tục để tiêu hủy. Giai đoạn này cũng đươc tiến hành đồng thời các công việc thống kê, chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Việc xác định giá trị tài liệu được tiến hành qua ba giai đoạn là giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ cơ quan, giai đoạn lưu trữ lịch sử. Mỗi giai đoạn có những đặc thù riêng và có mối quan hệ chặt chẽ qua lại. Giai đoạn trước là tiền đề cho giai đoạn sau và giai đoạn cuối cùng của việc tối ưu hóa thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.