Nhân thân của một con người được hiểu đó là những thuộc tính gắn liền với bản thân mỗi người, không thể tách rời và cũng không thể chuyển đổi cho người khác, như vậy về nguyên tắc là mỗi người có các thuộc tính riêng biệt, không có người nào trùng với người nào, nếu có trùng thuộc tính này thì thuộc tính khác sẽ không trùng. Ví dụ: Có ai đó trùng họ, nhưng không trùng tên hoặc tên đệm, nếu trùng cả họ, tên, tên đệm thì không trùng về ngày, tháng hoặc năm sinh, nếu có trùng tất cả các thuộc tính nêu trên, nhưng chắc không trùng họ, tên của người cha, người mẹ sinh ra người đó…, những thuộc tính riêng của từng người phải được pháp luật xác định.

Theo khoản 1, điều 1, Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, ngày 27 tháng 12 năm 2005 (gọi tắc là Nghị định 158) nêu rõ “Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết” như vậy sự kiện về sinh thì có giấy khai sinh, sự kiện về kết hôn thì có giấy đăng ký kết hôn, sự kiện về chết thì có giấy báo tử, tại khoảng 2 điều 5 Nghị định 158 cũng xác định “Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy Khai sinh của người đó” quy định này đã nói rõ mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó, như vậy Hộ khẩu, Học bạ, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, Lý lịch cá nhân, Sổ Lao động, Sổ Bảo hiểm xã hội … được ghi chép về Họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh cho những giấy tờ nêu trên thì phải lấy giấy khai sinh làm căn cứ, những nội dung có trong giấy khai sinh thì phải theo đúng giấy khai sinh.

Cũng theo khoản 1, điều 13 và điều 47 của Nghị định 158 quy định thẩm quyền cấp Giấy khai sinh lần đầu cho UBND cấp xã nơi cư trú và cấp lại Giấy khai sinh cho UBND cấp xã nơi cư trú hoặc nơi cấp giấy khai sinh lần đầu thực hiện. Do vậy dù Giấy khai sinh cấp lần đầu hay Giấy khai sinh đăng ký lại đều do cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Pháp luật dều là UBND cấp xã nên đều có giá trị pháp lý ngang nhau.

Trên cơ sở quy định của Pháp luật về việc cấp lần đầu và cấp lại Giấy khai sinh, khi người nào đó đã xuất trình Giấy khai sinh được cấp hợp pháp, thì các cơ quan có liên quan phải có trách nhiệm chỉnh sửa những nội dung trước đây cơ quan đó đã cấp chưa đúng với Giấy khai sinh, như cơ quan Công an có thẩm quyền chỉnh sửa lại Chứng minh nhân dân, Hộ khẩu, cơ quan quản lý lao động chỉnh sửa lại lý lịch đã khai, hợp đồng lao động, cơ quan BHXH chỉnh sữa các thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT …

Cơ quan BHXH có thẩm quyền điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh trên sổ BHXH và lâu nay vẫn thực hiện việc điều chỉnh này trên sổ BHXH, quá trình thực hiện nghiệp vụ này về thủ tục hồ sơ có khác nhau, theo xu hướng ngày càng thuận tiện cho người có sổ BHXH. Từ đầu năm 2012, BHXH Việt nam có Quyết định số 1111/QĐ-BHXH, ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam về Quy định quản lý Thu BHXH, BHYT, quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT thì tại tiết 3.1.2, điểm 3.1.1, khoản 3, điều 32 của Quyết định, quy định thủ tục hồ sơ của nghiệp vụ cấp lại sổ BHXH do thay đổi, cải chính họ tên, ngày, tháng, năm sinh (thực chất là điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH) gồm:

1. Đơn đề nghị của người tham gia (mẫu D01-TS);

2. Sổ BHXH;

3. Văn bản đề nghị (mẫu D01b-TS) của đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị quản lý trước khi ngừng việc hoặc đơn vị quản lý cấp trên trong trường hợp đơn vị cũ đã phá sản, giải thể;

4. Hồ sơ giấy tờ liên quan đến điều chỉnh (hồ sơ gốc, bản chính Giấy khai sinh…);

5. Văn bản đính chính của các loại hồ sơ, giấy tờ của đơn vị quản lý và cơ quan thẩm quyền.

Qua 5 loại thủ tục hồ sơ nêu trên, xin được phân tích để chúng ta cùng nhìn nhận sự cần thiết của từng loại thủ tục hồ sơ

- Về Đơn đề nghị của người tham gia (người có sổ BHXH) là cần thiết, hợp lý, bởi lẽ chính họ chứ không ai khác mới có quyền đề nghị thay đổi về nhân thân của mình theo quy định của pháp luật;

- Về sổ BHXH là phải có vì sổ đó đang mang thông tin về nhân thân đang sai mà người có sổ đề nghị thay đổi nên cần thiết, hợp lý.

- về Văn bản đề nghị của đơn vị đang làm việc (người sử dụng lao động), thể hiện mỗi quan hệ 3 bên trong thực hiện chế độ BHXH, hơn nữa họ cũng đang là người theo dõi nhân thân của người lao động, khi họ đề nghị điều chỉnh cũng là lúc họ đã nhận các văn bản pháp lý về nhân thân mới của người lao động và họ cũng có trách nhiệm thay đổi các thông tin nhân thân cũ của người lao động để cho khớp với các giấy tờ theo quy định pháp luật mà người lao động có và quản lý theo thông tin nhân thân mới của người lao động, điều đó là cần thiết và hợp lý, đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc mà đã được chốt sổ bảo lưu (đã chấm dứt mối quan hệ lao động với người sử dụng lao động), lúc này mối quan hệ chỉ còn là mối quan hệ giữa 2 bên là cơ quan BHXH và người có quyền lợi BHXH thông qua sổ BHXH như vậy họ cũng giống như người tham gia BHXH tự nguyện nếu họ được pháp luật cho thay đổi thông tin về nhân thân thì cơ quan BHXH có trách nhiệm điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH cho họ là được, chứ cũng không cần tới văn bản của cơ quan quản lý trước khi ngừng việc hoặc cơ quan cấp trên khi cơ quan quản lý đã giải thể hoặc phá sản;

- Về Hồ sơ giấy tờ liên quan đến điều chỉnh (hồ sơ gốc, bản chính Giấy khai sinh…), ở đây không phải chỉ một loại thủ tục mà thực sự nó là hai loại thủ tục khác nhau gồm Hồ sơ gốc và bản chính Giấy khai sinh. Đối với bản chính Giấy khai sinh, nó là loại giấy tờ mang thông tin về nhân thân theo quy định của pháp luật, nên nó trở thành loại thủ tục làm căn cứ quan trọng để ghi xác định về nhân thân trên các giấy tờ hình thành sau đó, do vậy nó là cần thiết, hợp lý, trở thành loại thủ tục hồ sơ để điều chỉnh nhân thân đã ghi trên sổ BHXH. Còn với Hồ sơ gốc, nêu như thế thật ra có nhiều cách hiểu khác nhau hồ sơ gốc của cá nhân như hộ khẩu, chính minh nhân dân; hồ sơ gốc đi làm việc như lý lịch, quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động … như vậy hồ sơ gốc ở đây chưa được nói rõ nó là loại hồ sơ gốc nào?, giả định trong trưòng hợp điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH nó là hồ sơ gốc để đi làm việc như lý lịch cá nhân, đơn xin việc, quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động, tất cả các giấy tờ vừa nêu khi làm đều phải căn cứ vào Giấy khai sinh, khi có sai lệch thì theo quy định pháp luật phải căn cứ vào Giấy khai sinh để điều chỉnh cho đúng. Như vậy theo quy định tại khoản 2, điều 5, nghị định 158/2005/NĐ-CP “Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy Khai sinh của người đó” do vậy Hồ sơ gốc đi làm hay sổ BHXH đều lấy Giấy khai sinh làm căn cứ ghi về họ tên, chữ đệm, ngày tháng, năm sinh để ghi thì khi có sai sót đều dùng Giấy khai sinh để điều chỉnh, việc dùng hồ sơ gốc để làm căn cứ điều chỉnh nhân thân trên sổ BHXH là không có căn cứ pháp lý, nên không cần thiết, không hợp lý;

- Về Văn bản đính chính của các loại hồ sơ, giấy tờ của đơn vị quản lý và cơ quan thẩm quyền, qua quy định này ta thấy ở đây đòi hỏi một văn bản đính chính các loại hồ sơ, giấy tờ của cơ quan quản lý và một văn bản đính chính các loại hồ sơ, giấy tờ của cơ quan thẩm quyền, dù có cơ quan quản lý hay cơ quan thẩm quyền khi điều chỉnh thông tin về nhân thân đang quản lý có sai lệch đều phải căn cứ vào Giấy khai sinh để thực hiện, trong khi đó đơn vị mà người lao động đang làm việc (loại thủ tục thứ 3 nêu trên) đã có văn bản đề nghị điều chỉnh nhân thân rồi, nên thủ tục này cũng không cần thiết, không hợp lý.

Nếu xem xét, kiểm đếm cụ thể thì nghiệp vụ này không phải là 5 loại thủ tục, mà thực tế đến 7 loại thủ tục. Qua phân tích 7 loại thủ tục hành chính nêu trên, ta thấy chỉ có 4 loại thủ tục cần thiết, hợp lý để tiến hành ghi điều chỉnh họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh trên sổ BHXH cho người tham gia BHXH, còn lại 3 loại thủ tục nữa không có tính cần thiết, bởi lẽ dù có đề nghị hay đính chính của bất kỳ cơ quan nào đều căn cứ vào Giấy khai sinh được cơ quan có thẩm quyền cấp, như thế thì chỉ cần một cơ quan đề nghị hoặc đính chính là được.

Để đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, phù hợp với mục tiêu quản lý, tiết kiệm chi phí cho cá nhân, xã hội thì thủ tục cho loại nghiệp vụ cấp lại sổ do thay đổi, cải chính họ tên, ngày, tháng, năm sinh thì chỉ cần 4 loại thủ tục là đủ, gồm: 1. Đơn đề nghị của người tham gia (mẫu D01-TS); 2. Sổ BHXH; 3. Văn bản đề nghị (mẫu D01b-TS) của đơn vị đang làm việc (Nếu người lao động đã chốt sổ bảo lưu thì không cần loại thủ tục này); 4. Giấy khai sinh.