Thực hiên Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, hồ sơ quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ cấp mới sổ BHXH và hồ sơ cấp mới thẻ BHYT cho đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc được thực hiện đồng thời và lưu trữ trong cùng một hồ sơ, hồ sơ lưu trữ được lập theo đơn vị sử dụng lao động.

Cán bộ, viên chức bộ phận một cửa là người có trách nhiệm nhận hồ sơ sau khi giải quyết xong của các bộ phận nghiệp vụ để trả cho tổ chức và cá nhân đúng hẹn đồng thời sắp xếp tài liệu, lập hồ sơ, bảo quản tài liệu; lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định. Tài liệu tại bộ phận một cửa được phân thành 3 loại hồ sơ như sau:

- Hồ sơ thu, cấp mới sổ BHXH, cấp mới thẻ BHYT;

- Hồ sơ cấp lại, điều chỉnh sổ BHXH;

- Hồ sơ cấp lại, đổi thẻ BHYT.

Hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTN; cấp mới sổ BHXH; cấp mới thẻ BHYT được gắn liền với nhau qua các nghiệp vụ: tăng lao động, giãm lao động, điều chỉnh tiền lương và phụ cấp trích nộp BHXH, BHYT, giảm lao động nghỉ sinh, tăng lao động sau khi sinh con thông qua danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (biểu D02-TS) của đơn vị sử dụng lao động và các loại giấy tờ đính kèm; trong quá trình tiếp nhận hồ sơ và giải quyết của cơ quan BHXH có bổ sung vào hồ sơ của đơn vị những tài liệu sau: Biên bản tiếp nhận hồ sơ, Tổng hợp danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (biểu D02a-TS), danh sách cấp sổ BHXH (biểu D09a-TS) (nếu có), danh sách cấp thẻ BHYT (biểu D10a-TS); tất cả tài liệu của người lao động, đơn vị SDLĐ và tài liệu giải quyết của cơ quan BHXH được lập thành hồ sơ, tài liệu để lưu trữ.

Phương pháp lập như sau:

- Sắp xếp tài liệu phát sinh theo từng đơn vị SDLĐ, theo thứ tự thời gian và theo số biên bản tiếp nhận hồ sơ.

- Mỗi đơn vị SDLĐ mở một trang Mục lục văn bản trong hồ sơ

- Khi muốn nhập tài liệu vào đơn vị nào ta sử dụng: ( Ctrl + F ), nhập tên của đơn vị đó và Enter thì sẽ có ngay trang Mục lục văn bản của đơn vị cần nhập tài liệu.

Cuối năm hồ sơ của mỗi đơn vị SDLĐ được đặt trong một cặp 3 dây, lập bìa hồ sơ cho từng đơn vị, in Mục lục văn bản trong hồ sơ của đơn vị đặt ở đầu hồ sơ và lập chứng từ kết thúc đặt sau cùng mỗi hồ sơ.

Sau khi kết thúc hồ sơ phải lập bản Mục lục hồ sơ nộp lưu, phản ảnh đầy đủ các hồ sơ, tài liệu của tất cả các đơn vị SDLĐ đã lập trong năm để phục vụ cho công tác bảo quản, thuận lợi cho công tác tra cứu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ sau này.