Thực tiễn trong xã hội thông thường mỗi người sẽ có nhiều loại giấy tờ gắn liền với nhân thân người đó, như: Giấy khai sinh; giấy Chứng minh nhân dân; Sổ hộ khẩu; các loại bằng cấp chứng nhận trình độ văn hóa, nghiệp vụ chuyên môn, học hàm, học vị và các loại chứng chỉ…Nếu có quan hệ về lao động với các tổ chức, đơn vị thì ngoài các bản sao giấy tờ nói trên cần có thêm: Đơn xin việc; Sơ yếu lý lịch có dán ảnh và xác nhận của chính quyền địa phương quản lý; Giấy khám sức khoẻ; Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH); Thẻ bảo hiểm y tế (BHYT)… Thể hiện trong những loại giấy tờ trên bao gồm những nội dung cần có như: họ, tên, chữ đệm; giới tính; dân tộc; ngày tháng năm sinh; họ tên cha, mẹ; quê quán; nơi thường trú; quốc tịch…Đây cũng có nghĩa để phân biệt đặc điểm lịch sử nhân thân, trình độ cơ bản giữa mỗi người với nhau hoặc là những căn cứ để thực hiện những biện pháp quản lý trật tự, an ninh xã hội, giải quyết chính sách có liên quan đến mỗi người.

Xuất phát từ nội dung trên, đối với một người cụ thể thì các loại giấy tờ phải được thống nhất các nội dung, tiêu thức thể hiện ghi trong mỗi loại giấy tờ thì mới được xem là hợp pháp. Tuy nhiên, trong thực tiễn cuộc sống có trường hợp những loại giấy tờ với nội dung, tiêu thức thể hiện không thống nhất với nhau, chủ yếu là tên đệm, ngày tháng năm sinh. Có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau như người viết hộ không đúng hay cơ quan có thẩm quyền làm sai lệnh hoặc do vì lợi ích trước mắt của bản thân nên sửa chữa, khai không đúng…. Từ đó gặp khó khăn, vướng mắc khi thực hiện các giao dịch với cơ quan nhà nước, ảnh hưởng đến quyền lợi chính đáng của bản thân. Đòi hỏi phải đính chính lại. Điển hình hiện nay trong quan hệ thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội (BHXH) không ít người lao động xin đính chính lại ngày tháng năm sinh hoặc tên đệm đã ghi trên Sổ BHXH.

Để thực hiện chính sách, chế độ đúng nguyên tắc và đúng theo quy định của pháp luật. Trước hết phải xác định nội dung ghi trên giấy tờ nào là cơ sở gốc để ghi lại trên các loại hồ sơ khác ? Tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 158/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch quy định: “Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm, ngày tháng năm sinh; giới tính; dân tộc; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với người đó”. Như vậy, nếu như khai sinh là đúng thì yêu cầu các loại giấy tờ khác phải thống nhất với các nội dung của giấy khai sinh. Trong trường hợp các loại giấy tờ, hồ sơ khác nội dung chưa phù hợp theo giấy khai sinh thì về nguyên tắc, cơ quan có thẩm quyền ký cấp các loại giấy tờ nào thì cơ quan đó có trách nhiệm điều chỉnh các loại giấy tờ đó, điển hình như cơ quan công an điều chỉnh nội dung Sổ hộ khẩu; giấy chứng minh nhân dân, cơ quan BHXH điều chỉnh nội dung ghi trên Sổ BHXH …Riêng về việc căn cứ để điều chỉnh nhân thân ghi trên Sổ BHXH thì theo Quyết định 1111/QĐ – BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam quy định hồ sơ xin thay đổi, cải chính họ tên, ngày tháng năm sinh, gồm: Đơn đề nghị của người tham gia (mẫu D01-TS); Sổ BHXH; hồ sơ, giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh (hồ sơ gốc, bản chính giấy khai sinh...); văn bản đề nghị (mẫu D01b-TS) của đơn vị nơi đang làm việc hoặc đơn vị quản lý trước khi ngừng việc hoặc đơn vị quản lý cấp trên trong trường hợp đơn vị cũ đã phá sản, giải thể và văn bản đính chính các loại hồ sơ, giấy tờ của đơn vị quản lý và cơ quan có thẩm quyền.

Cũng theo quy định này bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Khi người lao động cung cấp bản chính giấy khai sinh cấp lại có ý kiến cho là có giá trị pháp lý và ngược lại có ý kiến nói không. Vấn đề này có lẽ chúng ta nên hiểu: Điều 46 Nghị định 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch, quy định đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi: “Việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi đã được đăng ký, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại”. Nếu giấy khai sinh của người lao động đã mất và sổ hộ tịch cũng bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì mới được đăng ký lại việc khai sinh. Nếu sổ hộ tịch vẫn còn hoặc vẫn sử dụng được thì không thể đăng ký lại, mà chỉ có thể xin cấp lại bản chính hoặc xin cấp bản sao Giấy khai sinh.

Điều 48 Nghị định số: 158/2005/NĐ – CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ quy định thủ lục đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi: “Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định). Trong trường hợp đăng ký lại tại Ủy ban nhân dân cấp xã, không phải nơi đương sự đã đăng ký hộ tịch trước đây, thì Tờ khai phải có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch về việc đã đăng ký; trừ trường hợp đương sự xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây”. Đến ngày 02/02/2012 Chính phủ ban hành Nghị định 06/2012/NĐ- CP sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân và gia đình và chứng thực đã sửa đổi, bổ sung: “ Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây (nếu có); trong trường hợp không có bản sao giấy tờ hộ tịch, thì đương sự phải tự cam đoan về việc đã đăng ký, nhưng sổ hộ tịch không còn lưu được và chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan”. “Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ hộ tịch theo từng loại việc và bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện hộ tịch đăng ký lại (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ. Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn được kéo dài không quá 03 ngày.”

Như vậy, giấy khai sinh được coi là chứng thư hộ tịch gốc, nên sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp thì đương nhiên có quyền cải chính tất cả các giấy tờ liên quan đã có trong suốt thời gian trước đây của người lao động./.