Căn cứ theo khái niệm hồ sơ công việc ta có thể nhận thấy trong loại hình hồ sơ này, các văn bản, tài liệu khi được người lập hồ sơ thu thập, sắp xếp vào hồ sơ trước hết phải là các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan trực tiếp đến vấn đề sự việc mà hồ sơ đề cập tới. Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao hợp pháp do các cơ quan, đơn vị có chức năng giải quyết công việc sản sinh ra mới đảm bảo tính pháp lý, độ tin cậy. Nói một cách khác văn bản, tài liệu trong hồ sơ công việc chính là cơ sở pháp lý mà các cơ quan, đơn vị, cá nhân tiến hành thực hiện, giải quyết công việc. chính vì vậy, tất cả các văn bản, tài liệu trong hồ sơ công việc phải có giá trị cả về nội dung, hình thức.

Tài liệu đưa vào hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc, người lập hồ sơ sẽ lần lượt dưa các văn bản có liên quan với nhạu về công việc, một vấn đề vào bìa hồ sơ, kể cả bản thảo văn bản, phiếu giải quyết văn bản,tài liệu tham khảo để giải quyết công việc đó. Sau khi công việc kết thúc thì người lập hồ sơ tiến hành công việc hoàn thiện hồ sơ như:

Thu thập tất cả các văn bản có liên quan đến hồ sơ. Những văn bản, tài liệu còn thiếu do đưa cho thủ trưởng hoạc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan xem xét, nghiên cứu, người lập hồ sơ phải thu thập về cho đủ;

Loại bỏ những văn bản không có giá trị lưu trữ như bản thảo văn bản, giấy giới thiệu.v.v…và văn bản trùng lập nội dung.

Sắp xếp các văn bản , tài liệu trong hồ sơ tức là sắp xếp theo thứ tự phù hợp để bảo quản chặt chẽ và thuận tiện khai thác.

Sấp xếp theo đặc trưng của từng loại hồ sơ theo thời gian (tháng, quý, năm, theo quá trình giải quyết công việc hoặc sắp xếp theo tên gọi như công tác thu, công tác cấp sổ BHXH, thẻ BHYT.v.v…) có bìa hồ sơ, mục luc hồ sơ, kết thúc hồ sơ người lập hồ sơ phải cần vận dụng kết hợp một cách phù hợp đặc trưng này với đặc trưng khác.