Văn bản, tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc chỉ dùng trong tra cứu, dùng làm căn cứ pháp lý cho quá trình giải quyết công việc chuyên môn hàng ngày, kéo dài từ năm này đến năm khác nên văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ nguyên tắc có thể là bản chính, bản sao, chụp văn bản quy phạm pháp luật. Chính vì vậy hồ sơ nguyên tắc đa dạng về hình thức (bản chính, bản sao, chụp hoặc bản chép tay chính xác) đều giống nhau về giá trị pháp lý. Đó là các văn bản Quy phạm pháp luật do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo trình tự, thể thức và thẩm quyền theo luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật năm 1996, sửa đổi, bổ sung năm 2002 quy định.

Cách lập hồ sơ nguyên tắc: Trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của mình hàng ngày, các cá nhân phải thu thập thật đầy đủ các văn bản hướng dẫn thi hành của cơ quan quản lý Nhà nước về lĩnh vực chuyên môn như Quyết định quy phạm pháp luật, thông tư, chỉ thị, nghị định, nghị quyết, Luật. Các văn bản này có thể là bản chính, bản sao, bản chụp phôtôcopy chính xác với các văn bản chính hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên. Khi đưa các văn bản này vào hồ sơ. Người lập hồ sơ cần chú ý: Các văn bản ban hành sau sẽ phủ định một phần hoặc toàn bộ văn bản trước đó về một lĩnh vực chuyên môn. Vì vậy nên xếp các văn bản ban hành trước xuống dưới, văn bản ban hành sau lên trên để thuận tiên cho quá trình giải quyết công việc hàng ngày. Thực tế tình hình kinh tế của xã hội của Đất nước đang ngày càng phát triển, các văn bản luật pháp và quy phạm pháp luật ngày càng nhiều, càng chi tiết và cụ thể. Như vậy đòi hỏi các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị ngày nay phải chú trọng nhiều hơn tới viêc lập hồ sơ nguyên tắc. Nói một cách khác là việc lập hồ sơ nguyên tắc ngày nay thành một công việc không thể thiếu với công chức, viên chức các cơ quan công quyền, cũng như các doanh nghiệp.

Giữa hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ công việc có môt số nét cơ bản người lập hồ sơ cần chú ý. Văn bản đưa vào hồ sơ công việc là các văn bản chính, các văn bản đưa vào hồ sơ nguyên tắc chỉ cần bản sao, bản chụp photocopy chính xác các văn bản quy phạm pháp luật là được. Đặc biệt hồ sơ nguyên tắc không phải nộp hàng năm vào kho lưu trữ cơ quan mà chỉ lưu tại nơi làm việc của công chức, viên chức để giải quyết công viêc hàng ngày sử dụng các văn bản đó để tham khảo, làm cơ sở pháp lý khi tham mưu, khi trình ký các hồ sơ, văn bản quan trọng người trình ký có thể chụp các văn bản hướng dẫn quan trọng này kèm theo để thủ trưởng cơ quan tham khảo trước khi quyết định.