Ngày 25/10/2011 Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành Quyết định số 1111/QĐ-BHXH Quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2012. Theo đó công tác tiếp nhận và trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính về BHXH, BHYT tại Bộ phận “một cửa” thuộc Phòng Tiếp nhận- QLHS và BHXH các huyện, thị xã, thành phố phải được thực hiện đúng quy định mới của BHXH Việt Nam, cụ thể về thủ tục hồ sơ cho từng nghiệp vụ quản lý phải đầy đủ chủng loại hồ sơ về số lượng, đúng mẫu biểu, toàn bộ hồ sơ được tiếp nhận tại bộ phận một cửa BHXH huyện, thị xã, thành phố hoặc Bộ phận “một cửa” Phòng Tiếp nhận- QLHS theo phân cấp quản lý của Giám đốc BHXH tỉnh.

Để thuận lợi cho tổ chức và cá nhân đến giao dịch thực hiện đúng quy định về hồ sơ và biểu mẫu mới, tại Bộ phận một cửa cơ quan BHXH phải niêm yết công khai quy định về quy trình, thời gian giải quyết, thủ tục hồ sơ, các loại biểu mẫu phục vụ cho nghiệp vụ quản lý thu BHXH, BHYT; quản lý sổ BHXH, BHYT; thực hiện chính sách BHXH, BHYT; đồng thời cán bộ, viên chức tại Bộ phận một cửa phải chuẩn bị đầy đủ mẫu biểu phục vụ người tham gia và đối tượng hưởng chính sách BHXH, BHYT.

Trình tự chuyển hồ sơ giải quyết đến các Bộ phận nghiệp vụ thuộc BHXH huyện, thị xã, thành phố hoặc các Phòng nghiệp vụ thuộc BHXH tỉnh phải thực hiện đúng thủ tục, kịp thời, đúng hẹn, đúng thẩm quyền, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi quan hệ với cơ quan BHXH; hồ sơ chuyển đến các phòng nghiệp vụ phải liên thông kèm theo dữ liệu chuyển giao hồ sơ theo đúng quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam; biên bản chuyển giao hồ sơ từ Bộ phận một cửa qua các Phòng nghiệp vụ giải quyết công việc phải được ký, xác nhận ngày tiếp nhận và ngày giao trả; hồ sơ nghiệp vụ quản lý BHXH, BHYT sau khi giải quyết được chuyển trả về Bộ phận một cửa để trả cho tổ chức và cá nhân đúng thời hạn; những hồ sơ đã đến ngày hẹn trả nhưng Bộ phận nghiệp vụ giải quyết chậm, Bộ phận một cửa có trách nhiệm đôn đốc thực hiện theo đúng quy định tại Quyết định số 884/QĐ-BHXH ngày 26/8/2011 của BHXH Việt Nam.

Hồ sơ quản lý thu BHXH, BHYT và quản lý sổ BHXH, BHYT sau khi giải quyết được lưu trữ tại Bộ phận một cửa cơ quan BHXH huyện, thị xã, thành phố hoặc Bộ phận một cửa Phòng Tiếp nhận- QLHS thuộc BHXH tỉnh theo đúng quy định tại Quyết định số 1111/QĐ-BHXH của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.