Bảo hiểm xã hội tỉnh Gia Lai ra đời và hoạt động đã gần 20 năm, khoảng thời gian ấy luôn phát sinh các hoạt động chỉ đạo thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước, thực hiện các nghiệp vụ về BHXH, BHYT, BHTN trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của ngành theo quy định pháp luật. Quá trình đó đã hình thành nhiều chủng loại tài liệu, hồ sơ nghiệp vụ, được thu thập vào lưu trữ cơ quan, có những loại tài liệu cần lưu trữ 05 năm, có những loại 10, 20, 50, 70 năm, thậm chí có loại lưu trữ vĩnh viễn cho đến khi tài liệu, hồ sơ bị hư hỏng hoàn toàn; Khối lượng tài liệu, hồ sơ qua các năm tại ngày càng nhiều.

Tài liệu, hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết công việc, có giá trị nhất định, phụ thuộc vào tính chất công việc mà tài liệu, hồ sơ đó phản ảnh và cũng xuất phát từ đó mà cơ quan có thẩm quyền quy định thời hạn lưu trữ hợp lý vừa để đảm bảo giữ được giá trị tài liệu phục vụ cho nghiên cứu, xây dựng chiến lược phát triển ngành, quốc gia, vừa giải quyết tốt bài toán về hạ tầng lưu trữ.

Đối chiếu với các quy định Pháp luật và quy định của ngành về Lưu trữ, BHXH Gia Lai đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Lưu trữ, lập các thủ tục theo quy định, lập thủ tục đề nghị Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh để xem xét thẩm định, cho phép tiêu hủy khối hồ sơ, tài liệu Giám định BHYT hình thành từ năm 2003 trở về trước với 419 cặp (tương ứng với 49,2 m), khối lượng tài liệu được tiêu hủy sẽ giải phóng bớt diện tích kho lưu trữ, tạo điều kiện để tiếp nhận tài liệu, hồ sơ đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.