Các tổ chức, cá nhân khi đến cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết một nội dung nào đó có liên quan, thường thì phải nộp giấy tờ đề nghị và kèm theo các loại giấy tờ liên quan đến công việc đã phát sinh trước đó ví dụ như: Hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy chứng tư, quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, huân chương kháng chiến, đăng ký kết hôn, giấy khai sinh … Để tạo thuận tiện cho các tổ chức, cá nhân khi đến nộp hồ sơ giải quyết các công việc, tại điều 6 Nghị định số: 79/2007/NĐ-CP, ngày 18/5/2007, ngày 18/5/2007, của Chính phủ về “cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký” quy định:

1. “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh”.

2. “Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính”.

Theo quy định này, tổ chức, cá nhân khi đến nộp hồ sơ để giải quyết các công việc tại cơ quan hành chính nhà nước thì được quyền lựa chọn hình thức nộp bản sao như bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, bản sao không có chứng thực thì xuất trình bản chính để đối chiếu; thực tế thời gian qua, cơ quan hành chính nhà nước tiếp nhận hồ sơ để giải quyết công việc cho cá nhân, tập thể đòi hỏi nộp các giấy tờ đã hình thành trước đó phải có chứng thực từ bản chính hoặc sổ gốc, chứ không chịu nhận bản sao có kèm theo bản gốc để tự đối chiếu, đã làm cho người dân phải đi lại để chứng thực các giấy tờ mới nộp được làm tốn nhiều công sức, gây ách tắc trong xử lý công việc ở nhiều nơi.

Để chấn chỉnh việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, Thủ tướng Chính phủ đã có Chỉ thị số 17/CT-TTg, ngày 20/6/2014, yêu cầu Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo, kiểm tra rà soát các quy định đã ban hành nếu trái với điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì phải kịp thời sửa đổi, thay thế cho phù hợp theo hướng các đơn vị khi nhận giấy tờ của người dân thì nhận bản sao, thực hiện đối chiếu với bản chính tại cơ quan thực hiện thủ tục hành chính.

Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai đã có văn bản số 2927/UBND-NC, ngày 06/8/2014 chỉ đạo tất cả các Sở, ban ngành trên địa bàn tỉnh nghiêm túc thực hiện chỉ thị số 17/CT-TTg trong việc tiếp nhận bản sao kèm theo bản gốc để tự đối chiếu, tránh lạm dụng nộp bản sao có chứng thực của các cơ quan có thẩm quyền. Bảo hiểm xã hội Gia Lai tuy là đơn vị đứng chân trên địa bàn cũng phải tổ chức thực hiện đầy đủ các quy định đảm bảo thuận tiện và ít tốn kém chi phí cho người dân trong thực hiện các thủ tục hành chính của ngành.